"Vi har gått från att leverera teknik till att leverera värde"

Precis som många andra svenska kommuner står Ludvika och Smedjebacken inför stora utmaningar; färre ska ta hand om fler, behovet av automatisering ökar och så en Corona-pandemi som ställt det mesta på ända. För it-center i Ludvika och Smedjebacken har det varit att prioritera, när de mesta är brådskande. Det berättar Anna Källsved, it-chef för de båda kommunerna. Hon använde därför Målmiljömetoden för att kartlägga gapet mellan verksamhetens behov och it-centers egna resurser.

Hjälper it och verksamhet att mötas

Det är andra gången Anna Källsved använder Målmiljömetoden för att skapa struktur och överblick av it-arbetet i en kommun. Hon lyfter fram treenigheten i metoden: den tar hänsyn till verksamhetens behov, medarbetarnas tekniska kompetens (och hur de kan möta behoven) och den ger it-chefen en tydlig överblick. När hon tidigare var it-chef i Skellefteå såg hon hur processen samlade it-tekniker, kommunstyrelse och nämnder kring en gemensam digitaliseringsplan.

– It var abstrakt och svårt för beslutsfattare att förstå, till en början talade vi inte samma språk. Målmiljömetoden hjälpte it och verksamhet att mötas, säger hon.

Stöttar verksamhetens mål

Anna Källsved, it-chef för Ludvika och Smedjebackens kommun

En rapport från 2019 visar att fler organisationer har förstått vikten av att knyta it närmare verksamhet och affär [1] och att it-avdelningar behöver förstå vilken roll de kan fylla för att hjälpa organisationer nå sina mål [2]. Sett ur det perspektivet kan Målmiljömetoden stötta it-chefen och lyfta it-agendan till en mer strategisk nivå.

Anna Källsved anlitade även denna gång Ateas it-arkitekter för att intervjua de närmare 30 it-medarbetarna och nyckelpersoner i kommunernas kärnverksamheter. Arkitekterna ledde workshops och omvärldsbevakade trender och tekniker. Med hjälp av de insamlade uppgifterna skapades en Heat map som stöd för att gruppera och prioritera behoven.

– Jag ville främst underlätta för min nämnd när de ska fatta beslut, så vi tog bort tekniska begrepp och använde trafiksignalsmodellen där rött visar var gapet mellan behov och resurser är störst.

– Det blev tydligt för alla var vi är som mest sårbara. Nu vet vi att vi exempelvis behöver öka automatiseringsgraden och möjligheten att samverka på digitala mötesplatser som Office 365. Främst ska it gå från att leverera teknik till att leverera värde.

Bidrar till en levande landsbygd

Anna Källsved brinner för samhällsuppdraget och för möjligheten att skapa en levande landsbygd genom digital teknik. Trots att hon bott i Västerbotten hela livet och kallar sig för en ”norrlänning på riktigt” trivs hon i Dalarna med sin rika kulturmiljö. Ludvika och Smedjebacken är två egna kommuner, men ligger så nära varandra att en del av Ludvikas tätort finns i Smedjebackens kommun.

– Mitt första uppdrag som it-chef var att sammanföra Ludvika och Smedjebackens it-organisationer för att jobba mer resurseffektivt. Här finns en nybyggaranda och stort engagemang.

Leder arbetet från köksbordet

Så här i Corona-tider leder hon nu till stor del Ludvika och Smedjebackens it-arbete hemma från köksbordet i Falun. Men Anna Källsved gör intervjun medan hon går runt i lägenheten. Hon har svårt att sitta still när hon talar om jobbet de nu gör, säger hon. Det engagerar.

Utifrån Målmiljöarbetet så har en plan etablerats som innehåller allt ifrån arbetssätt och processer till tekniska lösningar, men hela tiden i syfte att leverera värde. It-arkitekterna har också byggt en visuellt övergripande bild med rekommendationer kopplat till organisationens vision vilket gör det enklare att arbeta mer långsiktigt och strategiskt.

Handlar om att utforska behov

Trots att Målmiljömetoden utfördes samtidigt som kommunernas it-verksamheter slogs samman, upplever Anna Källsved att processen fortlöpt smidigt. De flesta intervjuer har kunnat ske via telefon eller video och det finns fördelar med att processerna gått snabbt och intensivt

Anna Källsved understryker vikten av att tidigt kommunicera till it-tekniker att analysen inte handlar om att kontrollera deras jobb, utan om att utforska var det finns behov av mer resurser eller förbättringsåtgärder. I de samtal som Atea ledde med it-medarbetarna var Anna inte heller närvarande för att gruppen skulle tala så öppet som möjligt. Det fanns tidigt ett stort engagemang i teamet och alla var positiva och bidrog. Medarbetarna ville dela med sig. 

Gemensam bild underlättar prioriteringar

– Vi uppdaterar it-planen i takt med att de akuta behoven åtgärdas och de röda trafikljusen släcks. Jag ska också koppla på budgeten för att få koll på att it-investeringarna lever upp till verksamhetens behov, säger Anna Källsved och avrundar med en summering.

– Värdet vi ser är stort. Nu kan it-center, kommunens beslutsfattare och kärnverksamheter samlats runt en och samma bild, vilket gör det enklare för oss att prioritera.

**********************

Text: Emma Lindgren
Foto: Fredrik Andersson

**********************

[1] https://www.cio.com/article/3335497/winter-2019-state-of-the-cio.html

[2] https://www.cio.com/article/3128724/business-value-is-key-to-it-success.html