Läkarjouren lockar de bästa – med en ny uppdragsapp

Hannah Rutfors, marknadschef Läkarjouren

Läkarjouren hyr ut kvalificerade specialistläkare, och specialistsjuksköterskor till sjukhus över hela Sverige, liksom i hela Norge genom dotterbolaget Läkarjouren AS.

Marknadskonkurrensen är minst sagt tuff i den här delen av vården. De vårdspecialister som vill ta frilansuppdrag kan fritt välja mellan hundratals bemanningsföretag.

– Vi vill förstås att de absolut bästa i branschen ska jobba ännu mer för oss, och helst bara välja oss, och gör allt vi kan för att det ska kännas enkelt och smidigt att välja uppdrag genom oss. De ska uppleva så få hinder som möjligt, säger Hannah Rutfors, marknadschef Läkarjouren.

Servicen till konsulterna är avgörande

Uppdragen pågår i alltifrån några dagar till månader, ofta långt hemifrån. Läkarjouren hjälper till med i stort sett allt kring uppdragen; instruktioner för respektive konsultuppdrag, särskilda förhållanden på respektive arbetsplats, stöd med att lösa tillfälligt boende på orten, transportlogistik, guidning till bra gym och matbutiker och annat som konsulterna behöver eller som underlättar för dem på den nya orten.

– Många personer med olika kompetens ansvarar för att rätt information går ut till konsulten vid rätt tidpunkt, allt från viktig information om uppdraget till hyrbostadens portkod.

Tidigare skedde denna kommunikation med en lång rad olika mejl och telefonsamtal fram och tillbaka. Nu görs informationen tillgänglig i appen i stället.

– Att samla allt i appen gör det enkelt för konsulten att ta del av aktuell information när det passar dem på ett och samma ställe.

Införandet av appen effektiviserar även flöden och processer internt inom organisationen.

– Exempelvis kan vi minska påminnelseärenden internt om att en viss typ av information ska skickas ut. Vi schemalägger när information ska publiceras och avpubliceras i appen och även påminnelser. Det som tidigare varit manuellt automatiseras nu till stor del. Det innebär mer struktur. Högre kvalitet. Mer enkelhet.

”Beslutet att gå över till en app kändes till slut självklart”

Valet att göra en app är resultatet av många diskussioner om hur kommunikationen med konsulterna kan förbättras.

Linda Lindberg, internkonsult och projektledare på Läkarjouren

– Vi ville hitta en plattform där vi på ett enkelt sätt kan kommunicera med våra konsulter. Allt samlat på ett och samma ställe i en snygg och säker förpackning. Idag har nästan alla smarta telefoner. Appar används dagligen i alla typer av kontakter med olika företag och myndigheter. Det är en plattform som de flesta känner sig hemma med, säger Linda Lindberg, internkonsult och projektledare på Läkarjouren.

– Att använda appar är enkelt, och ger ordning och reda. Konsulten slipper söka igenom olika mail efter rätt information. De loggar in och behöver aldrig fundera på om det är den senaste informationen, och uppdateras med rätt saker i rätt tid, genom schemalagda pushnotiser.

Användarvänligt backend förenklar

Även nya uppdrag publiceras via appen.

– Konsulterna får en notis och kan läsa mer om uppdraget. De kan markera vilka perioder de är intresserade av, direkt i appen, och anmäla sig till uppdrag som de vill ha en närmare dialog om. Vi tar alltid personlig kontakt med de konsulter som visar intresse, säger Linda.

För Läkarjouren är den personliga kontakten viktig.

– Vi vill göra allt för att utfallet ska bli riktigt bra för alla inblandade. Vi skulle aldrig erbjuda våra kunder en konsult bara för att fylla uppdraget, säger Hannah.

Administrationen med mejlkonversationer ersätts med användarvänliga lösningar i ett nytt och smidigt backendsystem.

– Tid sparas internt, men det är inte huvudsyftet. Det viktigaste är att konsulten upplever att det är enkelt att jobba med oss. Den tid som ändå frigörs innebär att vi kan öka kvaliteten i alla andra delar, och även tänka nytt. När man sitter i tidspress och varje minut av dagen är fylld, då är det svårt att tänka i nya banor.

Workshop med möjliga nya arbetsflöden

Den digitala förenklingsresan inleddes med att Läkarjouren sedan länge haft ett samarbete med Atea på infrastruktursidan. När man diskuterade verksamhetens behov och flaskhalsar kom insikten att det är läge att lyfta blicken och titta framåt:

– Vi hade en workshop där vi tillsammans skissade upp våra befintliga arbetsflöden sedan tittade vi på hur vi skulle kunna förenkla dem och vilka andra arbetsflöden som skulle vara möjliga. Processen var otroligt snabb och effektiv. Hela tiden, även nu i utvecklingsarbetet, har Atea varit duktiga på att förstå verksamheten och ställa de rätta frågorna. Ska man automatisera flöden måste man zooma in och titta på varje litet moment. Vi har fått fråga oss varför vi gör vissa saker, och avstämningarna med Atea har varit många, men korta. Det har varit fokus på kvalitet, och Atea är bra på att hålla både deadlines och budget, säger Linda.

Vill skynda långsamt

För Läkarjouren känns det viktigt att skynda långsamt genom den digitala transformationen. Många funktioner och integrationer står på önskelistan när det gäller fortsatt utveckling av appen och backendsystemet. Men dessa parkeras för att först optimera det som är viktigast; hantering av uppdragförfrågningar, kommunikationen kring de uppdrag som konsulten tackat ja till… och att allt ska vara enkelt och smidigt.

– Vi har valt att gå en väg där vi bygger grunden och första våningen på ett höghus där vi lätt kan lägga på våning 2, 3 och 4. Grunden måste vara stabil innan vi bygger vidare. Ett par konsulter har under det senaste året fått prova tidiga versioner av appen och vi har utvecklat utifrån den feedback vi har fått från dem. Responsen hittills är att appen känns enkel, trygg och säker. Version 1.1 som vi släpper i dagarna går ut till alla konsulter, så då får vi förhoppningsvis  in ännu mer feedback och ser om grunden har sprickor eller inte, säger Linda.

Internt på Läkarjouren jobbar alla utom ekonomipersonalen med appen på ett eller annat sätt.

– Hur man jobbar med appen är väldigt intuitivt och smart genomtänkt, så det i sig är inte så mycket att förklara. Men för att lyckas med förändringar i arbetssätt krävs att alla förstår varför förändringarna görs. Det är viktigt att det finns ett tydligt syfte och mål med att förändringen ska leda till något ännu bättre, inte att bara ändra för ändringens skull.

Vi gör det här i första hand för att underlätta för våra konsulter, för att öka kvalitén, att vi ska bli ännu bättre, att det sedan underlättar internt är en riktigt bra bonus.