”När vi inledde samarbetet var det mycket hands-on och operativt arbete som krävdes. Idag finns rutiner, processer och inte minst en it-miljö som gör att vi kan lyfta blicken och jobba strategiskt och långsiktigt”, säger André Kronvall, Software Specialist på Atea.
Genom att grundligt analysera rutiner och processer är Region Skåne på väg att lyfta sin licenshantering till nästa nivå. Här berättar Ateas experter om vad som krävs för att få ännu bättre kostnadskontroll i en miljö med 38 000 medarbetare.
För it-avdelningen i Region Skåne var det länge ett tidskrävande arbete att få en samlad bild av vilka licenser organisationen hade köpt in, var de fanns och vilka medarbetare som de var kopplade till.
Sedan sju år tillbaka har regionen lagt ett stort fokus på att förbättra rutiner och processer när det gäller just licenshanteringen.
– Region Skåne har gjort ett jättejobb. När vi inledde samarbetet var det mycket hands-on och operativt arbete som krävdes. Idag finns en helt annan medvetenhet. Vi har tillsammans tagit fram rutiner, processer och inte minst en it-miljö som gör att vi nu kan lyfta blicken och jobba mer strategiskt och långsiktigt, säger André Kronvall, Software Specialist på Atea.
Men allt förändringsarbete mår bäst av att befinna sig i ständig rörelse.
Därför har Atea och Region Skåne bland annat veckovisa avstämningar. Där tar de upp frågor som ”Vilka nya licensavtal som behöver importeras” eller frågor som rör plattformen där licenserna hanteras. Kundteamet går även igenom exempelvis beställningar (av nya licenser) och eventuella utmaningar. Vägen framåt diskuteras också löpande – och när ett delmål uppnåtts görs gradvisa justeringar på väg mot nya förbättringar.
Rutiner och processer kartläggs
Efter sju år av ständiga förbättringar krävs något extra för att nå nästa nivå.
Licensteamet på Region Skåne bestämde sig därför för att låta Atea genomföra en SOM-analys* som ger en bild av vilka rutiner, processer och plattformar som verksamheten använder idag.
– Analysen innebär att vi under några veckor intervjuade personer i regionen som har god insyn i avtals-, licens- och livscykelhanteringen. Därefter kartlägger vi rutiner och processer för att se vad som fungerar väl idag och vad som kan utföras på ett mer effektivt sätt, beskriver Peter Johansson, Software Asset Management Consultant på Atea.
”Jag är imponerad över Region Skånes vilja ta till sig våra råd och rekommendationer för att visualisera, effektivisera och skapa mer kontroll över deras mjukvara i en stor och komplex miljö”, säger Peter Johansson, Software Asset Management Consultant på Atea.
Han fortsätter:
– När intervjuerna är klara sammanställer vi analysen, presenterar resultatet och ger förslag på förbättringar. Vi lyfter också fram hur vi hjälpt andra aktörer att nå nästa nivå, alltså Best Practice-inspiration. Syftet är att ge regionen en tydlig bild av nuläget, så vi tillsammans kan enas om förbättringar på väg mot ännu bättre kontroll av mjukvara och kostnader.
Så har Atea hjälpt Region Skåne med licenshanteringen
- Atea har nyligen genomfört en så kallad SOM-analys (Software Optimization Model) på uppdrag av Region Skåne. Där intervjuas personer med insyn i avtal-, licens- och livscykelhantering. Förslag på förbättringar presenteras och en plan tas fram för förbättringsarbetet.
- Sedan tidigare har Atea har implementerat tjänsten Atea License Manager på uppdrag av regionen. Tjänsten omfattar allt från: att sätta upp it-miljön och importera avtal, till att få ut agenter (som håller koll på licenserna) på it-utrustningen.
- Tjänsten Atea License Manager sköter bland annat: daglig inventering av mjuk- och hårdvara, den mäter vilka program som används, håller koll på molntjänster och tillgångar, kontroll av klienter, ger tillgång till avtal och licenser, förkonfigurerade standardrapporter samt skräddarsydda tilläggstjänster efter behov.
Läs mer om smart licenshantering
Målet: full kontroll på regionens tillgångar
Just nu pågår ett arbete där André Kronvall, Peter Johansson (plus kollegor) tillsammans med Ulrika Zarnhall på Region Skåne (och hennes team) är på väg mot en mognare hantering av regionens licenser.
– Vi strävar hela tiden efter en mognare och mer optimerad hantering av regionens licenser och mjukvara. I ett nära samarbete med teamet på Region Skåne jobbar vi för att lyfta dem till en nivå som vi kallar ’Standardiserad Software Asset Management’ där de har full kontroll på sina tillgångar. På den nivån ger processer, plattform och inventeringsverktyg en ständigt uppdaterad bild av läget, säger André Kronvall.
Kollegan Peter Johansson nickar och lägger till:
– Jag är imponerad över Region Skånes vilja ta till sig våra råd och rekommendationer för att visualisera, effektivisera och skapa mer kontroll över deras mjukvara i en stor och komplex miljö. I förlängningen vinner även skattebetalarna på den här effektiviseringen.
Magnus Ek, André Kronvall, Peter Johansson och Boban Mitic, som alla jobbar med Software Asset Management på Atea. I ett nära samarbete med Region Skåne siktar de nu på nivån ”Standardiserad Software Asset Management”. Där ger processer, plattform och inventeringsverktyg en ständigt uppdaterad bild av läget.
It-lingo, ord som behöver förtydligas!
SAM – Software Asset Management.
Arbetet med att optimera hanteringen av främst licenser, mjukvara och licensplattform i en verksamhet.
SOM – Software Optimization Model.
Ateas SOM-analys ger en bild av vilka rutiner, processer och plattformar som verksamheten har idag, för att hantera sina licenser. En metod för att hitta ett gemensamt utgångsläge.
Standardiserad Software Asset Management
Handlar om att få verksamheten till en nivå där de har full kontroll på sina licenser och tillgångar. På den nivån ger processer, plattform och inventeringsverktyg en ständigt uppdaterad bild av läget.
****************************
Text: Ulrika Nybäck
Foto: Fredrik Andersson