”Det krävs nya vanor för att ge produktiviteten ett lyft”
Nya molntjänster gör det ännu enklare att skapa smidiga samarbeten och lyfta produktiviteten. – Men för att verkligen lyckas krävs att man utmanar invanda beteenden och kommer överens om hur funktionerna ska användas i teamet, betonar Mariya Trusova och Fredrik Wendel-Persson, produktivitetskonsulter på Atea.
Vi människor mår bra av vanor och rutiner. Det skapar trygghet och stabilitet. Men för att få till smidigare samarbeten och bli mer produktiv krävs att vi utmanar oss själva och öppnar oss för nya sätt att jobba. Det kan exempelvis handla om att bli mer transparent i sin kommunikation.
– Ta en vd som haft som rutin att mejla ut ett veckobrev till sina medarbetare. Den nya vanan kan handla om att istället skapa ett inlägg i Teams där berörda kan läsa texten. Kommunikationen blir då mer transparent och medarbetarna kan skriva frågor och kommentarer direkt under texten och vd:n behöver inte längre svara på samma frågor flera gånger, säger Mariya Trusova och lägger till:
– Det är något som våra kunder sätter stort värde på, när vi visar hur små förändringar leder till stora besparingar i tid. Timmar som de hellre lägger på utveckling av organisationen.
Mariya Trusova
Mariya Trusova firar snart fyraårsjubileum som produktivitetskonsult på Atea. Dessförinnan jobbade hon på IBM i Dublin under fyra år. Först med serviceärenden, på Service Desk, och senare med ansvar för ständigt pågående förbättringar i rollen som Continuous Improvement Lead. Hennes passion för att driva förändring och utveckling gjorde att hon snabbt fick ansvar för stora kunder och deras förändringsprocesser.
Så leder transparens till fler idéer
Fredrik Wendel-Persson nickar och spinner vidare på tråden med vd:n som blir mer transparent.
– Våra kunder märker snabbt att det nya sättet att jobba skapar ett mer innovativt klimat där fler idéer kommer fram. Fördelen med att exempelvis se kollegornas kommentarer under texten (som vd:n postade) är att man kan läsa, reflektera och själv komma på nya lösningar utifrån dessa kommentarer och frågor. Transparensen gör oss mer produktiva, men vi behöver påminnas om att nya vanor känns obekväma till en början.
Och beteenden är något som Fredrik har koll på, han pluggade beteendevetenskap på Umeå universitet med inriktning mot it. Det gav erfarenhet och kompetens som han har stor nytta av när han hjälper Ateas kunder att åstadkomma varaktig förändring. Rollen som produktivitetskonsult på Atea klev han in i för sex år sedan.
Fredrik och Mariya åker ut på nio av tio kundmöten tillsammans, eftersom uppdragen oftast växer snabbt i omfattning och deras kompetenser kompletterar varandras.
Ctrl+F: Sökfunktionen har blivit mycket bättre i Teams chatten, med ett enkelt kortkommando får du alla resultat vid sidan om, i kronologisk ordning. Sen är det bara att klicka på rätt resultat.
Dela i Teams: Det har blivit superenkelt att dela Outlook mail in i olika team och kanaler. Markera mailet du vill dela, tryck på ”Dela i Teams” knappen i Outlook och välj var du vill dela mailet.
Svara på specifika chattmedellanden: Vår älskade funktion att svara på ett inlägg i ett team, har även kommit till chatten. Slippa förvirringen och svara din kollega på det specifika meddelandet du vill genom att högerklicka på meddelandet och svara.
Sammanfattning av möten: Kan du inte vara med på ett teams möte, var lugn! En ny funktion gör det möjligt att få en sammanfattning av ett möte som har spelats in och transkriberats, då behöver du inte titta genom hela inspelningen. Funktionen ser till att plocka ut de viktigaste delarna under mötet och presentera det på ett enkelt sätt.
Schemalägga chattmeddelande: Du kom på något viktigt att fråga din kollega, men hen är i ett möte och du vill inte störa. Då kan du välja en tid då din kollega är tillgänglig och meddelandet ska skickas. Högerklicka på ”skicka” knappen och välj en tid som passar.
Kommande funktionen ”Microsoft 365 Copilot” är något vi ser verkligen fram emot att utforska och se hur den kan underlätta vår och våra kunders vardag. Den 1 november släpps det för allmänheten. Om du är intresserad, kan du läsa mer om M365 Copilot här.
Utveckling och nya lösningar gör jobbet lustfyllt
Atea har totalt ett tjugotal produktivitetskonsulter från norr till söder, något som Fredrik och Mariya uppskattar när det gäller att utforma nya lösningar, bolla idéer och fråga om hur kollegorna löst liknande utmaningar.
Den här hösten är det många verksamheter i offentlig sektor och näringsliv som kan ta ett nytt grepp kring molntjänster nu när ett av de stora juridiska frågetecknen rätats ut.
Fredrik Wendel-Persson
Vilket är det bästa sättet att få till smidigare samarbeten och öka produktiviteten?
– Mest motivation hos medarbetarna och mest Bang for the buck, får vi när Ateas produktivitetskonsulter kan jobba parallellt med våra it-arkitekter, verksamhetsutvecklare och tekniker. Vi inleder alltid våra uppdrag med att ta reda på vad som fungerar väl idag och vilka flöden, rutiner och processer som kan bli smidigare och mer effektiva, säger Fredrik Wendel-Persson.
Efter den första analysen är det dags att utforma riktlinjer, policys och lathundar som gör det enklare att använda samma verktyg.
– Sen sätter vi oss med varje team, eller enhet, för att visa hur de kan använda funktionerna på ett sätt som passar deras vardag och rutiner. Vi går till exempel igenom hur olika mötesrum fungerar och hur man kan använda chatten istället för att mejla. Vi stöttar med allt, från strategi till det konkreta. Kunderna uppskattar att vi puffar dem i rätt riktning och att de kan ringa och fråga om stort som smått, säger Mariya Trusova.
Bäst när ledarna tar första steget
När det handlar om produktivitet är det absolut mest effektivt när ledarna och cheferna lär sig använda de nya verktygen först. Men enligt Mariya och Fredrik är det ofta tvärt om. Önskan om att jobba på ett enklare sätt (och bli mer produktiv) kommer ofta från medarbetarna själva och det är en mellanchef som tar första kontakten.
– Produktiviteten är en snöboll som sätts i rullning. Vi börjar med att träna ett team mitt i verksamheten. Medarbetarna berättar sedan för sina kollegor om de nya verktygen och den positiva förändringen. Sen växer uppdraget snabbt, vi tränar fler grupper och team. Efter några månader ringer vd:n och ber om ett möte för att komma ikapp, säger Fredrik Wendel-Persson.
Lönsamt att använda samma verktyg
Att testa nya funktioner visar sig ofta vara både roligt och lönsamt.
– Varje vecka upptäcker våra kunder att de inte behöver tre eller fyra appar som fyller samma funktion, till exempel dela dokument eller utforma enkäter. Det räcker gott med exempelvis Forms (för enkäter) som finns i Teams, säger Mariya Trusova.
Så blir vi mer produktiva framöver
Vi har alla blivit medvetna om att världen förändras snabbt, därför kan det vara svårt att sia om framtiden. Men både Mariya och Fredrik är säkra på att våra samarbeten kommer att bli ännu smidigare, mer kreativa och mer produktiva framöver.
Fredrik Wendel-Persson uppskattar att molnlösningarna gör det så enkelt att förflytta sig och byta mellan platta, telefon och dator.
– Säg att Mariya ställer en fråga till mig i chatten samtidigt som hon sitter i ett kundmöte. Jag kanske är ute och tar en nypa luft och kan enkelt svara direkt från mobilen. Men den ständiga tillgängligheten ställer ju också krav på att jag är tydlig med när jag är ledig, säger Fredrik Wendel-Persson.
Både Mariya och Fredrik ser att WFH eller Work From Home, är det nya normala.
– Att vara geografiskt obunden ger hela samhället ett lyft. Vi alla kan då rekrytera de människor som är mest passionerade för sina uppdrag. Och det om något gör ju arbetslivet roligare, säger Mariya Trusova.
Text: Ulrika Nybäck
Foto: Erika Weiland
