It-köparna missar möjligheterna med upphandling

Sedan Atea Sustainability Focus (ASF) grundades 2017 med ambitionen att accelerera den hållbara omställningen i it-sektorn har utvecklingen på många sätt varit positiv. Framsteg sker inom alla viktiga områden – cirkularitet, klimat och transparens – men i alldeles för liten omfattning. Ska vi få till den där accelerationen behöver vi se till att det vi gör inte bara leder till förbättringar på marginalen, utan får effekt i stor skala.

Hur ska det gå till? Årets ASF-rapport listar en rad åtgärder, men pekar framför allt ut den magiska plats där det ska ske. Det är en plats nära dig som kallas upphandling.  

För har du tänkt på vilken fantastisk arena upphandling är? Här sammanstrålar hela organisationens ekosystem. Det här är hjärtat som pumpar runt blodet i den organism vi kallar värdekedja. Ingenstans är möjligheterna att förverkliga organisationens hållbarhetsambitioner större. Ingenstans blir det heller tydligare hur väl ni lyckas. Det är vid upphandling saker ställs på sin spets: Hur prioriterar ni – egentligen?

Problemen

Vi vet att nordiska it-köpare har höga ambitioner, så vad är det som gör att effekterna uteblir? Enligt rapporten beror det på att:

Hållbarhet klistras på i efterhand
Hållbarhet är inte en integrerad del av hur affären/avtalen utformas, bedömningen av inköpsbehoven eller hanteringen av leverantörer och avtal (till exempel den löpande dialogen med leverantörerna). I stället är det något som läggs till sent i inköpsunderlagen, sällan följs upp, och i avtalen kan det till och med finnas andra klausuler som motverkar organisationens hållbarhetsambitioner.

Organisationen drar åt olika håll och det är otydligt hur olika faktorer ska prioriteras i inköpsbesluten. Knappast de bästa förutsättningarna för effekt.    

Kraven är vaga och hållbarhet påverkar inte köpbesluten
Som nämnt ovan är upphandling den magiska plats där ni kan påverka hela ert ekosystem. I den bästa av världar förs era hållbarhetsambitioner vidare i kedjan och ni skapar incitament för leverantörerna att investera i mer hållbara processer och produkter. Påfallande ofta är dock hållbarhetskraven otydligt formulerade, vilket gör det svårt för leverantörerna att veta vad som förväntas av dem liksom för er att utvärdera dem. Rapporten visar också att hållbarhet sällan har ett avgörande inflytande på inköpsbesluten.

”De flesta hållbarhetsutmaningar just nu är kopplade till leverantörskedjan. Det betyder att inköpsorganisationen kommer att bli kung. Men det kan den bara bli genom att samarbeta.” 
- Annika Ramsköld, hållbarhetschef Vattenfall på Atea Sustainability Forum 2024

Lösningarna

Självfallet pekar rapporten också på lösningar. De kan sammanfattas så här: 

1. Kartlägg mål och incitament
   Hur ser era interna mål och incitamentstrukturer ut? Effekt i stor skala kan det bli först när alla delar av organisationen som arbetar med eller påverkar inköp, leverantörer och avtal drar åt samma håll.
   
2. Släpp kontrollen och bli en del av ekosystemet
   Hållbar upphandling har länge utgått från ett utifrånperspektiv på leveranskedjan. Fokus har legat på att kontrollera efterlevnad snarare än att skapa förutsättningar för hållbar tillverkning. It-branschens leveranskedjor är långa och du behöver inte komma många steg bort innan kunskapen och resurserna för att leva upp till hållbarhetskraven minskar markant. 
   
   ASF-rapporten menar att it-köpare i mycket högre grad behöver se sig själva som en del av ekosystemet och arbeta mycket mer proaktivt. Det handlar om att bidra till utbildande och kapacitetsbyggande insatser både direkt (finansiera) och indirekt (gynna leverantörer som arbetar proaktivt). Ha en dialog med era leverantörer om vad som är möjligt och relevant. 
3. Se över era hållbarhetskrav 
   Hur konkreta är de? I stället för att be leverantörerna beskriva sitt klimatarbete, ställ krav på att de ska ha mål för sänkta utsläpp och en tydlig plan för att nå dem. Driver de förflyttning? För att göra det behöver de dels påverka köpbesluten och dels vara utformade så att de skapar incitament för positiv utveckling. Ett exempel är att sätta gemensamma mål med en bonus om de nås under avtalstiden.
   
   ”Utgå från er väsentlighetsanalys. Den visar de områden där ni kan göra skillnad.”
   - Helena Babelon, Head of IT Sustainability Electrolux på Atea Sustainability Forum 2024
   
4. Se över era kontrakt
   Leta efter klausuler som kan försvåra för leverantörskedjan att leva upp till era hållbarhetsambitioner. Vad har ni till exempel för krav kopplade till leveranstider? Kan de leda till att arbetare pressas onödigt hårt eller innebära klimatskadliga transporter? 
5. Ta målkonflikterna vid hornen
   Arbetet ovan kommer oundvikligen blotta målkonflikter, motstridiga förväntningar och inkonsekventa tillvägagångssätt. Det är den svåraste men kanske viktigaste delen av processen. Lägg målkonflikterna på bordet och skapa vägledning för hur de ska hanteras. Är priset viktigast? Eller kostnad över tid? Vilka hållbarhetsambitioner får kosta? Vilka är okej att tumma på? 
   
   Här är det viktigt att också göra en kalkyl där alla faktorer vägs in. Vissa hållbarhetskriterier ger ett dyrare inköpspris men hur mycket dyrare? Och vad är den faktiska kostnaden av att betala ett lågt pris?   

”Vi hör hela tiden att hållbarhet kostar, men alla kriterier kostar. För cirkulär ekonomi och resurseffektivitet kan till och med vara tvärtom. Vad gäller mänskliga rättigheter – ja, det kanske kostar lite mer att inte exploatera människor i leveranskedjan.” 
- Kathleen McCaughey, hållbarhetsansvarig Kammarkollegiet på Atea Sustainability Forum 2024 

Förslagen ovan är helt klart tuffa att genomföra då de innebär att ni måste utmana stora delar av organisationen och befintlig praxis. I slutändan handlar det emellertid om vad ni vill uppnå. Nöjer ni er med att ställa hållbarhetskrav eller vill ni göra skillnad?