Tydliga krav gör it-branschen mer hållbar, snabbare
Inköpare som ställer tydliga och relevanta krav vid upphandling påverkar hur snabbt it-branschen kan bli mer hållbar. I uppdaterade Kravguiden finns allt stöd du behöver. Här får du veta vilka steg du kan börja med – och varför de ger bäst effekt.
Inköpare som ställer tydliga och relevanta krav vid upphandlingar använder ett av de mest kraftfulla verktyg som finns för att driva en hållbar förändring.
Även om många verksamheter i Norden ligger långt framme när det gäller att driva ett systematiskt hållbarhetsarbete så använder förhållandevis få sin inköpsmakt fullt ut. Endast 30 procent av inköparna ställer utförliga hållbarhetskrav idag, visar den senaste ASF-undersökningen.
– Det främsta skälet är att inköpare saknar tid och andra resurser. De har också svårt att bedöma vilka krav som kommer att ge bäst effekt, säger Camilla Cederquist, hållbarhetsspecialist på Atea.
- Vi tipsar om hur du kan ställa krav på mer hållbara och energieffektiva datacenter och molntjänster.
- Vi lyfter hur viktigt det är att prioritera och vikta de krav som ställs vid upphandlingar. Viktningen ger branschen incitament att investera i hållbarhet.
Så ser kraven ut idag
De krav som ställs idag handlar ofta om att leverantören ska ha ett tredjeparts-certifierat miljöledningssystem (som ISO 14001) och kunna erbjuda hållbarhetscertifierade produkter.
– Det är också vanligt med kontraktsvillkor som säger att produkter ska ha tillverkats på ett sätt som är förenligt med grundläggande rättigheter för arbetstagarna. Det är lite mer ovanligt att det ställs detaljerade krav på transparens i hela leveranskedjan och redovisning av leverantörens eget hållbarhetsarbete, säger Eva Sjöström, upphandlingsspecialist på Atea.
”Endast 30 procent av inköparna ställer utförliga hållbarhetskrav idag, visar den senaste ASF-undersökningen.”
Tre konkreta steg som gör skillnad
Men att ställa konkreta och relevanta hållbarhetskrav i upphandlingar behöver inte vara svårt och krångligt. Åtminstone inte när det gäller it-hårdvara. Camilla Cederquist och hennes kollegor har i Kravguiden summerat tre steg som alla kan ta direkt. I guiden kallas de ”Tre goda ting”.
”När du viktar dina hållbarhetskrav ger du branschen incitament att investera i hållbarhet. Därför trycker vi extra på just viktning i Kravguiden”, säger Camilla Cederquist, hållbarhetsspecialist på Atea.
– Det handlar om samarbete, certifiering och säkra återtag. Det första steget (av tre goda ting) innebär att du kan ställa krav på att tillverkarna är medlemmar i Responsible Business Alliance (RBA). Som medlem förbinder man sig att följa en gemensam uppförandekod. Koden innebär att man har ett systematiskt hållbarhetsarbete på plats och man genomför tredjepartsrevisioner i sin leveranskedja. Eftersom varje enskild aktör inte har resurser att granska hela leveranskedjan blir det mer effektivt att påverka genom RBA, förklarar Camilla Cederquist.
Hon fortsätter:
– Det andra steget (av tre goda ting) handlar om att ställa krav på att produkterna man köper ska ha en hållbarhetscertifiering. Den innebär att omfattande hållbarhetskrav ställs på både produkt och tillverkning.
Det tredje steget handlar om säkra återtag.
– Se till att ha en egen plan för återtag av it-hårdvara redan vid inköpstillfället. Försäkra dig sedan om att rätt kapacitet för att möta kravet finns hos leverantören, säger Camilla Cederquist.
För en dialog med leverantörerna
Men förutom att läsa Kravguiden noga finns mer stöd för de organisationer och inköpare som vill ställa tydliga och relevanta hållbarhetskrav.
– Vi rekommenderar att du för en dialog med både tillverkare och återförsäljare. De kan berätta vilka krav som är rimliga och som får avsedd effekt, säger Eva Sjöström.
Hon utvecklar:
– Många inköpare skickar också ut skriftliga frågor till leverantörer i god tid före upphandlingen, så kallade RFI:er. Ibland ber de om exempel på hur andra har formulerat krav i liknande upphandlingar. Det kan vara en smidig genväg, tipsar Eva.
Analyserade 21 upphandlingar
Atea har gett ut Kravguiden i fem år som ett stöd till inköpare och hållbarhetsspecialister i Norden. För att följa upp om råden i guiden har gett önskad effekt har Camilla Cederquist nyligen analyserat 21 upphandlingar från privat och offentlig sektor i Norden. Resultatet visar bland annat att 16 av 21 upphandlingar innehåller en återtagsklausul, där man som inköpare ställer krav på att leverantören kan hantera återtag av it-hårdvara.
– Jag blev positivt överraskad och glad över att denna siffra var så hög. Att få till en cirkulär hantering av hårdvara är kanske den viktigaste åtgärden för en mer hållbar it-sektor, säger Camilla Cederquist.
Vad gäller hållbarhetscertifieringar hade 9 av 21 aktörer angivit det som ett krav. Och när det gäller medlemskap i Responsible Business Alliance hade 6 av 21 aktörer ställt det kravet.
– De första två råden bygger på etablerad praxis, men RBA-medlemskapet är något som vi nyligen introducerade i Kravguiden. Därför är det inte så förvånande att relativt få har ställt det kravet. Det känns hoppfullt ändå, för fem år sedan hade siffran förmodligen varit betydligt lägre.
Fanns det något som förvånade dig när du jobbade med analysen?
– Många krav är formulerade på ett väldigt vagt sätt, vilket gör det svårt att förstå, mäta och följa upp dem. Det gör hela processen betydligt svårare för både köparen och leverantören. Här finns alltså en stor förbättringspotential, säger Camilla Cederquist.
- Välj tillverkare som är med i RBA på minst nivån Regular Member. Medlemmarna har förbundit sig att följa en gemensam uppförandekod, de genomför riskgranskningar och revisioner i sin leveranskedja och bidrar aktivt till att rätta till eventuella avvikelser.
- Välj hållbarhetscertifierade produkter. Då ställer du omfattande hållbarhetskrav genom hela produktlivscykeln. Kraven innefattar både sociala krav (som arbetstider, arbetsmiljö, lönevillkor) och produktkrav (energieffektivitet och begränsning av skadliga ämnen).
- Säkra återtag. Se till att redan vid köptillfället ha en plan för hur det ni köper in ska återtas, till exempel genom att inkludera återtag i upphandlingen.
Samarbete krävs för att nå nästa nivå
”De etablerade krav som ställs idag kan vara en bra grund, när de är konkreta och relevanta. Men för att utvecklingen ska gå framåt krävs att fler höjer ribban. Om alla skulle satsa på samverkan, hållbarhetscertifierad hårdvara och säkra återtag, då kan vi göra stor skillnad”, säger Eva Sjöström, upphandlingsspecialist på Atea.
Tydliga krav i upphandlingar är tveklöst ett kraftfullt verktyg för att it-branschen ska bli mer hållbar, snabbare. Men för att identifiera avgörande utmaningar och tänka nytt – då krävs dialog mellan köparna och it-branschen.
Camilla Cederquist och Eva Sjöström vill slå ett slag för Atea Sustainability Forum, en arena för inspiration, samtal och kunskapsdelning, där nästa möjlighet att delta är 12 mars 2024.
– Jag tycker att ordet krav kan bli missvisande. Visst måste vi ställa krav vid inköp, men egentligen handlar hållbarhet om att ta ett gemensamt ansvar. Vi är alla en del i en värdekedja, i ett cirkulärt system. Därför blir mötesplatser som Atea Sustainability Forum viktiga. Där kan köpare och it-branschen gemensamt diskutera hur vi tänjer på gränser och höjer ribban för de krav vi vill leva upp till, säger Camilla Cederquist.
*************************
Text: Ulrika Nybäck
Foto: Fredrik Andersson
