”Den nya arbetsplatsen har gjort oss friare och effektivare”

– Att ha koll är också säkerhet, betonar Helen Sylvefjord, ansvarig för kundservice, kommunikation och krishantering på Sörmland Vatten.

Men en modern och säker arbetsplats handlar inte bara om plattformar och teknik. Det handlar lika mycket om människor, motivation och att vara öppen för nya arbetssätt.

Sörmland Vatten ansvarar för något av det mest skyddsvärda som finns i ett samhälle; vårt dricksvatten.

Företaget ser även till att avloppsvatten avleds och renas – samt sköter avfallshanteringen i Flens, Katrineholms och Vingåkers kommuner. Vi behöver bara se några klipp från strejkerna i Frankrike (mot höjd pensionsålder) för att få en glimt av hur snabbt det blir kaos och problem när avfall inte hämtas.

Uppdateringar och felsökningar blev krångliga

För att Sörmland Vatten ska kunna driva sin verksamhet på ett effektivt och säkert sätt, behöver infrastruktur, processer och funktioner i den digitala arbetsplatsen hänga med i utvecklingen.

– Innan vi påbörjade förändringen hade vi flera versioner av operativsystemet i gång samtidigt. Det gjorde att automatiska uppdateringar försvårades och uteblev, vi behövde ta hjälp från it för att få det gjort. På grund av detta blev det också svårare att göra felsökningar, säger Helen Sylvefjord, ansvarig för kundservice, kommunikation och krishantering på Sörmland Vatten.

Faktum är att vi med genomsamma krafter kunde hålla tidplanen från start till mål, berättar Stefan Carpman, administrativ chef på Sörmland Vatten.

Hon fortsätter:
– Även om jag eller någon av mina kollegor själva kunde lösa en del av de frågor som dök upp, så behövde vi ganska ofta kontakta it-avdelningen för att be om hjälp.

Men det som skavde allra mest var att det tog lång tid från beställning av en ny dator tills medarbetaren kunde jobba som vanligt igen.

– Det var en ganska tidskrävande process, som dessutom krävde att någon från it skötte en hel del handpåläggning. De behövde lägga upp användare, konfigurera operativsystem och ladda ned rätt program. Det kunde ta två till tre veckor från beställning tills vi kunde jobba som vanligt. Den frustrationen vägde tungt när vi skulle fatta beslut om en ny plattform, säger Stefan Carpman, administrativ chef på Sörmland Vatten.

Lösningsarkitekt presenterade nytt upplägg

Sörmland Vatten har de senaste åren anlitat Atea för olika it-tjänster. Därför föll det sig naturligt att be en av Ateas lösningsarkitekter, i det här fallet Tobias Molin, att presentera ett upplägg för hur en digital, modern och säker arbetsplats skulle kunna se ut och fungera.

Den lösning som bäst såg ut att möta Sörmland Vattens behov bestod av:

• Windows Autopilot (mötte behovet av att snabbt komma i gång med en ny dator)
• AlwaysON VPN (säker uppkoppling vid distansarbete)
• OneDrive (samarbeta effektivt)
• Förvaltningsrutiner för Windows och Office365
• Remote Apps
• En höjd säkerhetsnivå med definierade behörigheter och filhantering på PC-klienten
• Säkerhetshöjande åtgärder i Azure, Microsoft Best Practice i Azure

Dags för förändringsarbete

Ledningsgruppen på Sörmland Vatten tyckte att den tekniska lösningen såg bra ut. Men tekniken är bara en del av ekvationen. För att få till en modern och säker arbetsplats krävs även processer, rutiner och medarbetare som är öppna för nya sätt att samarbeta – och är motiverade att använda de nya funktionerna.

– För att komma i gång med den nya klientplattformen bestämde vi oss för att driva förändringsarbetet som ett projekt, med tre grupper som hade helt olika roller och ansvar, beskriver Helen Sylvefjord.

De tre grupperna bestod av:

• En styrgrupp med det övergripande ansvaret att driva förändringsarbetet framåt.
• En acceptansgrupp som testade och gav feedback på nya funktioner, appar och instruktioner.
• En grupp med samtliga medarbetare som stod (och står) för det dagliga användandet.

– Acceptansgruppen ska spegla ett tvärsnitt av verksamheten. Deras uppgift var att testa och ge feedback på allt innan vi rullade ut till gruppen med samtliga medarbetare; nya funktioner, appar och guider. Till och med utbildningen. Vi fick värdefull feedback och kunde på så sätt undvika ’barnsjukdomar’ innan vi släppte en ny funktion till samtliga medarbetare, säger Helen Sylvefjord.

Utrullningen av klientplattformen pågick under två intensiva veckor.

– Vi hade mejlsupport från Atea under hela perioden och fick snabba svar på allt vi behövde hjälp med, så allt rullade på bra. Faktum är att vi med gemensamma krafter kunde hålla tidplanen från start till mål, konstaterar Stefan Carpman.

Dagen efter utrullningen fanns en supporttekniker från Atea på plats hos Sörmland Vatten för att följa upp att allt fungerade som det skulle – och för att fånga upp eventuella frågor.

Några favoriter: Planner och Buckets

Två milstolpar avklarade: Val av plattform och implementation.

Men Helen Sylvefjord kände tidigt att det skulle behövas någon form av utbildning för att alla medarbetare skulle lära sig mer om hur man kan samarbeta i den nya plattformen.

Även utbildningen flödade genom projektstrukturen, för att se till att innehållet anpassades efter medarbetarnas behov. Ateas produktivitetskonsult intervjuade ett antal medarbetare för att fånga upp hur deras rutiner, samarbeten och uppgifter ser ut en vanlig arbetsvecka. Därefter skapades ett förslag som styrgruppen fick tycka till om. Även acceptansgruppen testade och gav feedback, innan samtliga medarbetare fick ta del av utbildningen.

– Vi valde en inspirationsutbildning på två timmar, för 30 medarbetare i taget av alla våra nittio, och kan se att den har gett effekt, att fler använder nya appar och funktioner. OneNote och Planner (med Buckets) är några favoriter. Det är väldigt smidigt med Buckets. Där lägger vi uppgifter som ska utföras en viss tid, delar filer, skriver kommentarer och fördelar uppgifter.

– Beroende på vad man har för roll i företaget så tog man med sig det man behöver från utbildningen, konstaterar Stefan Carpman.

Finns en ägare till varje app

Man kan tro att utbildningen är det sista steget, men idag fortsätter det viktiga arbetet med att hålla den digitala arbetsplatsen levande och uppdaterad.

– Atea skapade en förvaltningsplan som vi följer noga. Så fort vi ska trycka ut en ny funktion så tillsätter vi en acceptansgrupp som först får testa och ge feedback. Vi har också utsett ägare till samtliga appar. Det är också en säkerhetsfråga. Appar ska vara uppdaterade och användas, annars åker de ut, säger Stefan Carpman.

”Att ha koll är också säkerhet”

Att säkerheten ökat några nivåer är det ingen tvekan om.

– Att ha koll är också säkerhet, betonar Helen Sylvefjord och förklarar:

– Idag har vi en version av operativsystemet, inte flera. Vi har också gått igenom, utvärderat och valt bort appar som hade snarlika funktioner, så nu är det färre som behöver uppdateras och underhållas. Vi vet exakt vilka datorer vi har och vilka appar som finns på dem. Om en dator skulle bli stulen kan vi snabbt koppla bort den från vår plattform, så att den inte utgör någon säkerhetsrisk.

Nästa steg i utvecklingen för Sörmland Vatten är att integrera och hantera mobiltelefonerna i samma plattform som datorerna.

– Men det ligger en bit fram i tiden, säger Stefan Carpman.

Förändringen så här långt

Så, invånarna i Katrineholm, Flen och Vingåker kan känna sig trygga med att bolaget som ansvarar för deras dricksvatten, avlopp samt avfallshantering bedriver en effektiv, och framför allt säker, verksamhet.

Helen Sylvefjord funderar en stund och summerar förändringen så här långt:

– På flera sätt har den nya digitala arbetsplatsen gjort oss friare och effektivare. Allt från att vi snabbt kan konfigurera en ny dator på egen hand till att vi har kontroll på datorer, operativsystem och appar. Vi använder fler funktioner i Teams, vilket gör det dagliga jobbet enklare och roligare. Och vi behöver sällan vänta på att it ska hjälpa oss. Idag löser vi det mesta själva.

**************************

Text: Ulrika Nybäck
Foto: Fredrik Andersson

**************************