Startklara datorer och automatiserade flöden sparar hundratals timmar för Karlstads kommun

Med hjälp av Windows Autopilot har Karlstads kommun i dag en smidig och skalbar hantering av sina elevdatorer med full livscykelhantering, hybrida lösningar och effektivare felsökning.

David Hornman, it-förvaltare

Det har resulterat i stora tidsbesparingar jämfört med den traditionella hanteringen och uppdateringen av programvara, den så kallade imagehanteringen, som så tydligt hade gjort sitt.

Tidigare behövde samtliga 9 000 elevdatorer (idag är det 11 000) samlas in inför varje terminsstart för att fysiskt installeras om, en uppgift som motsvarade nästan fyra månader om året av en heltidsanställning. Det var heller inte möjligt att löpande uppdatera eller komplettera med ny programvara.

Allt ansvar för hanteringen låg ute på skolorna, som även brukade ta vara på höst-, sport- och påsklov för att göra uppdateringar. Det innebar ofta att flera hundra datorer samlades in. Att installera om alla dessa enheter motsvarade mer än en heltidstjänst. Det var inte hållbart i längden.

– Den största vinsten med de förändringar som vi gjort är användarvänligheten ute på skolorna, de som hanterar datorerna har fått mer tid att göra andra saker, säger kommunens it-förvaltare David Hornman. Han berättar att även it-avdelningen på kommunen har större möjligheter att möta verksamhetens behov tack vare den centrala hanteringen.

Tidigare lösning var ineffektiv

Det förra systemet byggde på att berörda personer samlades inför varje termin för att diskutera vilka programvaror och applikationer en elevdator behövde innehålla. I gruppen fanns it-pedagoger samt representanter för gymnasieförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen, som ansvarar för grundskolan.

David Hornman beskriver diskussionerna som välstrukturerade och fruktsamma. Men rutinerna för att sedan genomföra besluten lämnade en hel del övrigt att önska – när 12 olika datormodeller skulle formateras på samma sätt.

– Vi hade inte heller någon livscykelhantering av datorerna. Det som beslutades på vårt möte inför terminen gällde tills nästa gång. Datorerna fick ha samma programvaror tills vi kunde fastställa och installera en ny image. För en enskild uppdatering fanns inga andra alternativ än att installera om hela datorn, säger David Hornman.

Det sistnämnda behövde ändå göras vid jämna mellanrum med enskilda datorer, men det kostade värdefull tid för verksamheterna. Omkring tio fullständiga ominstallationer i veckan innebär många timmar på ett år.

Snabbt och smidigt med containerbaserad struktur

Karlstads kommun har sedan länge ett nära samarbete med Atea och ett upphandlat avtal om klientnära tjänster, som omfattar konsultstöd både på plats och på distans. Enligt David Hornman rådde det därför ingen tvekan om att Atea hade den rätta kompetensen och storleken för att lösa de utmaningar som skolan stod inför, oavsett vilket verktyg som valdes.

Tillsammans har de skapat ett nytt sätt att hantera elevdatorerna på. Det bygger på en skalbar och flexibel containerbaserad struktur, där alla applikationer finns samlade, vilket minimerar den manuella hanteringen på plats.

– Många saker triggade förändringen. Från början handlade det främst om skolverksamhetens övergripande behov av en smidigare hantering. Men när pandemin kom blev det ännu viktigare med ett enklare sätt att hantera elevdatorerna, säger David Hornman och fortsätter:

– Om en elev behövde en ny programvara kunde datorn inte uppdateras automatiskt, den behövde fysiskt transporteras till skolan för att installeras om och sedan skickas tillbaka till eleven igen. Det funkade ju inte i längden.

Fokus på hållbarhet bra för miljö och ekonomi

Karlstads kommun var tidigt ute med att införa Windows Autopilot, som innebär att elevdatorerna skickas direkt från Ateas Logistikcenter till slutanvändarna utan att passera it-avdelningen. Det minimerar den interna logistiken och lägger även grunden till moderna metoder för installation och hantering, som kan ske centralt.

Skolorna får nya, startklara elevdatorer, som är förmonterade och förinstallerade utifrån varje skolas enskilda önskemål och behov. Dessutom sker leveransen emballagefritt, vilket sparar både tid och miljö.

Ateas fokus på hållbarhet innebär både miljömässiga och ekonomiska fördelar. Service och reparationer förlänger datorernas livslängd. Den dag det är dags för byte erbjuds olika alternativ som möjliggör återanvändning, så att enheterna får ett fortsatt liv.

Analys av felsökningar gör det möjligt att se mönster

David Hornman berättar att kommunen fortfarande håller sina halvårsvisa möten om vad som ska finnas på elevdatorerna, då det är viktigt att diskutera vilka förväntningar elever och verksamhet har på enheterna, men nu finns möjligheten till förändringar även däremellan.

– I dag är vi mer proaktiva och har möjlighet att lägga till ny programvara eller göra uppdateringar om behov uppstår. Dessa kan antingen skickas ut till en enskild skola, om det är där behovet finns, eller till alla. Det kräver inte att datorerna samlas in, utan det räcker med att de är uppkopplade till internet.

En annan fördel är att felsökningarna har effektiviserats.

Om det blev ett problem på en dator förr om åren gjordes en ominstallation på den enskilda enheten. Det var ingen idé att utöka felsökningen, eftersom varje dator med David Hornmans ord var att likna vid ”ett enskilt organ”.

En åtgärd som fungerade på den ena datorn behövde nödvändigtvis inte fungera på den andra, eftersom de i många fall inte ens hade samma operativsystem. Det fanns ingen helhet bakom.

Med den nuvarande hanteringen är det betydligt lättare att upptäcka om ett fel är en del av ett större mönster, det vill säga ett systemfel som påverkar flera datorer, och därmed också åtgärda problemet snabbare över hela linjen.

Atea ett viktigt bollplank

David Hornman liknar relationen mellan Atea och Karlstads kommun vid ett partnerskap snarare än den mellan en leverantör och en kund. Dessutom är det ett samarbete som går åt båda hållen. Eftersom Karlstad var den första kommunen att införa Windows Autopilot har det hjälpt Atea att utveckla sitt erbjudande av denna tjänst.

– Numera känns det mer eller mindre som om vi alla är kollegor. För oss är Atea ett viktigt bollplank i allt som gäller vår it-hantering. De har en stor rådgivande roll och om vi känner att vi fastnar i något kan vi alltid prata med dem. Vi har en stor tillit till att det de säger är rätt och riktigt, säger David Hornman.

Karlstads kommun får tillgång till den samlade erfarenhet som Atea besitter genom sin inblick även i andra kommuner och organisationer. En it-lösning på en plats kan vara användbar även någon annanstans.

På samma sätt kan eventuella säkerhetsrisker snabbt upptäckas och därmed åtgärdas i tid.

Större fokus på hybrida arbetssätt

Elevdatorerna var bara första steget för Karlstads kommun. Tanken är att gå vidare även med den övriga organisationen.

It-miljön ska vara så molnbaserad som möjligt med undantag för de delar av verksamheten som av sekretesskäl behöver ha någon form av lokal koppling.

Kommunen strävar mot en mer hybrid arbetsplats och vill inte begränsa sig så mycket till det lokala längre. Det ska inte spela någon roll var medarbetarna sitter, menar David Hornman.

I hans drömscenario beställer medarbetaren en jobbdator till sitt eget hem, startar upp den och loggar in och omedelbart fungerar den precis som på arbetsplatsen. Exakt så är det inte i dag. Ofta måste man logga in på en ny dator på kontoret första gången.

– Det hybrida ekar överallt i dag. Att tillåta den rörligheten är viktigt ur ett rekryteringsperspektiv, då många söker sig till arbetsgivare som tillåter hemarbete. Vi ska också vara säkra var vi än är, säger David Hornman.

Mac som tjänst på tur

Närmast i tid ligger att Karlstads kommun för första gången även tar sig an Mac OS som hanterad tjänst. Tidigare har det inte funnits någon intern support för Mac, men i november blir det ändring på det, framhåller David Hornman.

– När jag började på Karlstads kommun var Mac något som man egentligen inte ville ha, för det upplevdes som så krångligt att hantera. Men jag ser det mer som att jag som it-förvaltare inte ska bestämma vad du som medarbetare eller elev är produktiv i. Om du är duktigast när du använder en Mac, då ska du använda en Mac. Vi vill försöka omfamna ett helhetsgrepp, att alla ska ha samma förutsättningar oavsett vilken enhet man har.

**************************

Text: Johan Bentzel
Foto: Fredrik Andersson

**************************