"Jag fokuserar på upplevelsen och anpassar tekniken därefter”

Ledorden mobilt, enkelt och effektivt har under flera år hjälpt Madelene Johansson att fatta beslut som gör mäklarnas vardag smidigare. Nu är målet att bli ännu bättre inom samtliga områden.

– Jag vill bidra till att alla medarbetare på Bjurfors får ett ännu starkare it-självförtroende. Mäklarna sköter redan alla uppdrag i digitala flöden, men de kan bli ännu tryggare när det handlar om att hantera digitala verktyg: allt från Teams och affärssystemet till att veta när en länk är säker eller inte, säger Madelene Johansson.

Kompetensutveckling i digitala flöden

Digital onboarding är ett område som Madelene och hennes team kommer att utveckla i vinter och 2021. När allt är klart innebär det att en ny medarbetare lär känna Bjurfors värderingar, rutiner och processer i ett digitalt flöde.

– I onboardingen blir e-learning ett betydande inslag, där nya och befintliga medarbetare får möjlighet att bygga på sin kompetens eller repetera vad som gäller. Det kan handla om affärsprocessen i en bostadsaffär, rutiner för hur vi samarbetar i Teams, säkerhetsrutiner, hur vi drar fördel av vårt intranät eller hur vi tidrapporterar, konkretiserar Madelene.

Automatiserad klienthantering spar tid

Automatiserade flöden är ett annat område som är på väg att göra vardagen enklare och effektivare på Bjurfors. Idag används Ateas tjänster när det gäller klienthantering, men det nya flödet bygger på Microsofts Autopilot-teknik.

– Autopilot innebär att vi automatiserar hela flödet, vi slipper all handpåläggning av laptops innan de når mäklarna. Genom att bygga vår nya klienthantering på nästa generations verktyg, kan vi spara tid och sänka kostnader för administrationen

Ett tight team och många experter

För att driva utvecklingen framåt har Madelene ett team med tre medarbetare från Bjurfors som är operativt ansvariga för var sin region. De tar i sin tur Ateas experter och konsulter till hjälp.

– För oss innebär it som tjänst att vi anlitar Atea för drift, support och klienttjänster. Men också för it-arkitektur, datacenter, it-säkerhet, Office 365 och Teams (se rutan).

Det betyder det att de främsta experterna inom varje område inte är längre bort än ett telefonsamtal.

– Det är en trygghet att snabbt få stöd i frågor som annars kan vara svåra att hantera på egen hand. Nyligen gällde det en revision av våra Microsoft-prenumerationer. Där vi fick hjälp att visa att vi gjort allt på rätt sätt. När vi upplever en djungel av juridiska termer kan en expert hantera frågan snabbt och effektivt tack vare sin nischkompetens och erfarenhet, säger Madelene Johansson.

Och samarbetet har gett resultat.

– Vi har på några år, med hjälp av Atea, förflyttat oss från en utspridd it-miljö, där vi själva la många timmar på drift, till en centraliserad, framtidssäkrad och molnbaserad it-miljö som helt driftas av våra partners.

Bättre rutiner för distansarbete

I samband med Covid-19-utbrottet i våras fick Bjurfors lägga vissa projekt på is och istället fokusera på att jobba effektivare på distans.

– Vi hade precis arbetat fram en plan för implementeringen av Teams, tillsammans med Ateas produktivitetskonsulter. Så vi var väl förberedda och kunde ha en snabbare utrullningstakt än planerat. Teams, SharePoint, Planner, gemensamma filytor och chatt-grupper har lett till små förändringar som gör att vi kan samarbeta och mötas på ett effektivare sätt, säger Madelene Johansson och konkretiserar:

– Genom att använda chattar och teams-ytor för diskussion och samarbete spar vi mycket tid. Vi hittar aktuell information på rätt plats, när vi behöver den.

Viljan att utvecklas är nyckeln till framgång

Oavsett vad som händer framöver vad gäller teknik eller pandemier så fokuserar Madelene Johansson och hennes team på hur de kan göra vardagen enklare för mäklarna. Och hennes filosofi som ledare är glasklar. 

Madelene Johansson, it-chef på Bjurfors

– Jag vill bli utmanad. När man inte håller med mig är det viktigt att man säger ifrån. För mig är det viktigt med en teamkänsla som bygger på öppenhet, tillit och förtroende. Att vi kan lita på varandra och på varje individs kompetens och engagemang. Driften och infrastrukturen är basal, det är samarbetet och viljan att vara en del av utvecklingen som är nyckeln till framgång.

Personifierade erbjudanden och interaktivitet

Även bostadsköparna förväntar sig skräddarsydda erbjudanden och smidig interaktion med mäklarna. Och med branschens största kundregister har Bjurfors goda möjligheter att personifiera sina budskap.

– Vi är nyfikna på kundernas beteenden och förädlar våra digitala processer hela tiden. Framöver kommer vi att satsa allt mer på kundens digitala upplevelse, exempelvis e-signering vid bostadsköp och att förenkla dialogen mellan bostadsköparen och mäklaren. Utveckling går snabbt och de digitala möjligheterna är större än någonsin.