Vad händer efter första RPA-initiativet?

Hur väljs nästa process för automatisering?

Vem säkerställer kvalitet i utvecklingen? 

Vem sköter förvaltningen? 

Vilka värden skapar RPA och hur mäts nyttan?

Vad har vi för strategi kring automatiseringen?

Initiativet att börja med RPA kan komma från teknikintresserade medarbetare, från ledningsgruppen eller från politiker. Oavsett så är det viktigt att ha, precis som för alla förändringsprojekt, en vision, ett mål och att ledare visar engagemang i frågan.

Kom igång med RPA

Att välja en första process för RPA är svårt. Vissa väljer den som skapar mest frustation i organisationen, andra den med bäst business case eller den absolut enklaste processen. Att automatisera en process för att snabbt få en framgångsrik implementation är dock de flesta överens om, att det ska prioriteras som första process. Processautomationen bör snabbt accepteras av organisationen. Att börja med en större process behöver inte vara fel, men det kan ta längre tid att processkartlägga och att utveckla, vilket man bör vara medveten om. När verksamheten fått upp ögonen för möjligheterna med RPA, är potentiella processer inte längre ett bekymmer. Då handlar det om att utvärdera hur de tilltänkta processerna lämpar sig för RPA och prioritera dessa.

När väl första processautomation är i drift uppkommer ytterligare frågeställningar så som ägandeskap, support och förvaltning.

Vem har ägarskapet för RPA? 

Hur ägarskapet fördelas beror mycket på organisationens vision och mål med robotisering. Oftast är en verksamhet initiativtagare och startar robotiseringen, men har svårt att förvalta själva robotmiljön och behöver då hjälp av IT-avdelningen. Vad vi kan se hos våra kunder skapas ofta ett Center of Excellence som får ansvaret att driva på automatiseringen i stort. Vissa tar konsulthjälp till hela Center of Excellence och andra väljer att tillsätta resurser internt för detta. 

Exempel på ansvarstagande

Verksamheten

• Automationsidéer och sponsorskap
• Ansvarar för de automatiserade processerna
• Ansvarar för förändringar i processen och uppdaterar CoE om processen behöver utvecklas
• Nyttokalkylering

Center of Excellence

• Utvecklar RPA- & automationsskript
• Agerar på incidenter i skripten
• Ansvarar för metodik och arbetssätt
• Dokumentation

IT-organisation

• IT-säkerhet
• Systemförvaltning
• Teknisk support av miljön

 Det som är gemensamt hos de flesta är att de som ansvarade för processerna innan automatiseringen måste fortsatt vara ansvariga för den. Verksamhetsförändringen och att få jobba med roboten är respektive verksamhets ansvar.

Denna förändringsresa handlar om människan. De som fastnar i sin automationsresa har oftast en sak gemensamt – avsaknad av en strategi, där mål och visioner är obefintliga.