Datadriven organisation - till vilken nytta och hur kommer man igång?

I uppstartsarbetet med att skapa en datadriven organisation ackompanjeras troligen varför-frågan av typen:

• Hur börjar vi arbetet?
• Vilka kompetenser behöver vi?
• Hur kan vi knyta ihop initiativet?

Drivkrafterna att styra utifrån data och insikter

Att bygga upp en datadriven organisation - dvs en organisation där beslut grundar sig på data från tidigare gjorda erfarenheter kan kännas komplext. Inte desto mindre är det viktigt eftersom många av de tidigare konkurrensmedlen blivit allt mindre unika. Till exempel har globaliseringen minskat efter en lång tid av geografins betydelse medan digitaliseringen har förenklat möjligheterna att kopiera tjänster och produkter *1. Nu åter står att se hur detta kommer att utvecklas framöver.

Verksamhetsnytta framför teknikfokus

Två saker att ha i åtanke när man väljer att börja: För det första ska utgångspunkten alltid vara utifrån verksamhetsnytta och organisationens vision och strategi. Varför behöver något ändras i hur organisationen fungerar? Svaret ifrån analyserna kommer rimligen att resultera i något av följande förbättringar*2:

• Förbättra kvaliteten på besluten
• Smartare produkter/tjänster
• Förbättrad kund- och marknadskännedom
• Förbättrade affärsprocesser
• Möjlighet att generera intäkter från data som kunnat säljas vidare

Dialogen mellan teknikdelen (it) och verksamhetsdelen riskerar av hävd att inte fungera helt friktionsfritt, vilket kan resultera i att verksamhetsfrågor får ge vika till förmån för teknikfokus. För att få reell utväxling på önskat sätt av sina analyssatsningar krävs att få igång dialog och samtal mellan olika kompetenser i organisationsdelar.

Bild som visar hur vision, strategi tillsammans med ägarskap och styrning sätter förutsättningarna för arbetssätt och teknik.

Det är alltså inte något teknikdrivet projekt det handlar om utan en verksamhetsförändring och man kan med fördel använda ovannämnda förbättringspunkter som ingångar för att identifiera olika verksamhetsdrivna användningsfall. Genom att utgå från organisationens existensberättigande identifieras förbättringar i processer och arbetssätt i syfte att öka konkurrenskraften. Tekniken är,  och ska vara, underordnad verksamhetens utvecklingsbehov. Trots att detta poängteras i åtskilliga sammanhang har fokus i alldeles för många fall hamnat på tekniksidan – med konsekvens att man aldrig når önskade effekter. Varför? Orsaker till detta kan man spekulera kring. Ett rimligt antagande kan vara att tekniken, som egentligen bara är en hygienfaktor, riskerar att kanabalisera på verksamhetsperspektivet. Tekniken är samtidigt också binär till sin karaktär på så sätt att den antingen fungerar eller också inte fungerar, vilket gör att den tekniska verifieringen blir betydligt skarpare än utvärderingen av de mer luddiga verksamhetsmässiga effektivitetsmålen.

Tidsaspekt inför den datadrivna resan

Det andra man ska ha i åtanke är att det kommer att krävas tid, dvs kalendertid, innan nyttan av den datadrivna organisation kommer att visa sig. Det gäller m a o att ha uthållighet och att inte ge upp. Sedan är det viktiga att se till att komma igång med arbetet. Att börja med små steg och inte vara rädd att "misslyckas". Utgå från verksamhetsbehoven, identifiera utmaningar, hämta därefter ut relevant data ur systemen och knyt samman domänexperter med beslutsstödsutvecklare som tillsammans sätter datat i relevanta perspektiv.

Kompetensbehov för att bli datadriven

De mest kritiska kompetenserna när man drar igång ett analys-initiativ är relevanta domänkunskaper. Ofta är det organisationens egna verksamhetscontrollers som besitter dessa. Dessa förstår och kan förklara verksamhetsregler inom det egna sakområdet men också föra dialog och komma fram till gemensamma verksamhetsregler i kombination med andra sakområden.

Verksamhetscontrollernas domänkunskaper behöver kombineras med konkreta utvecklarförmågor, d.v.s. beslutsstödsutvecklare med systemutvecklarkompetens som kan hämta ut, vrida och vända på datat utifrån verksamhetscontrollerns anvisningar och sedan kreera relevanta grafer och rapporter.

Bild som visar hur samskapandet mellan domänexpert och systemutvecklare under arbetets gång, datautforskandet skapar förståelse för möjligheterna att utveckla verksamheten.

Utöver dessa finns en rejäl nytta i att ha en dedikerad ansvarig roll som driver, samordnar och marknadsför analysstödet. Behovet tydliggörs då det handlar om att bryta organisationsstuprör, integrera perspektiv och föra diskussioner på såväl olika hierarkiska som tekniska nivåer. Denna roll kan också vara väl lämpad att hålla ena ögat på teknikutvecklingen för att på så sätt kunna involveras i framtida vägvalsdiskussioner av teknisk karaktär.

Less is more – one size doesn’t fit all!

Vid det initiala skapandet av de första analyserna är en varning på sin plats: var noga med att inte excellera vid skapandet av de först versionerna av visualiseringar – då riskerar man att tappa potentiella målgrupper och resultatet blir istället ett specialistverktyg för avancerade användare. Fundera istället igenom vilka olika målgrupper som är aktuella och anpassa upplevelserna efter dem. Då ökar chanserna dramatiskt att man får önskad utväxling på sin satsning. Och glöm heller inte bort att involvera användargrupper under utvecklingens gång och därefter genomföra en strukturerad lansering med utbildningar av användarna. Till skillnad från många andra verksamhetssystem behöver inte användarna genomföra något praktiskt arbete i analyssystemen utan det krävs istället att insikterna är relevanta och presenteras på aptitligt sätt – gärna med en del aha-upplevelser! Lyckas man med det kommer analyserna att användas av verksamheten, vilket också innebär att de domänexperter som varit involverade i utvecklandet kommer att få utmärkta kontaktytor ut i organisationen.

Bild som visar hur feedback-loopar tillbaks från analyserna och påverkar vision och strategi.

Med dessa kontaktytor mellan användare och domänexperter skapas också förutsättningar för feedback-loopar mellan verksamheterna tillbaks till ledningens vision och strategi. Domänexperterna kommer dessutom i takt med ökad dataförståelse få fördjupade verksamhetsinsikter, vilket gör att de ytterligare stärker länken mellan vision/strategi och genomförandet.

Slutord 

I texten har jag motiverat varför och tipsat om hur organisationer ska börja arbeta datadrivet:

• Eftersom det finns allt färre sätt för att urskilja sig från mängden av konkurrenter samtidigt som digitaliseringen minskat betydelsen av geografiska avstånd krävs något annat – och det är att använda tillgänglig information för att identifiera det som är unikt för organisationen själv och/eller dess marknad, produkter, tjänster eller kunder.
• För att lyckas behöver initiativet vara verksamhetsdrivet och utgå från organisationens ledning.
• Kritiska roller vid uppstart för ett lyckosamt införande är domänexperter – troligen i form av verksamhetscontrollers, systemutvecklare för att bygga analyserna samt projektledare/systemförvaltare av analysplattformen.
• Genom utsedda domänexperter i form av verksamhetscontrollers skapas möjligheter att återföra information från verksamheten tillbaks till vision, strategi och styrning.

Så börja nu inför det nya året: Knyt samman organisationens verksamhetsutveckling och börja handla mer datadrivet i en föränderlig värld där globaliseringen kortar avstånd samtidigt som digitaliseringen minskar startsträckorna mellan etablerade och nya organisationer! Men utgå från verksamhetsbehoven och låt dem styra teknikvalen.