Stora tidsbesparingar och roligare på jobbet med Copilot för Microsoft 365

Redan innan Copilot för Microsoft 365 lanserades på bred front fick Atea som ett av endast 600 företag världen runt tidig tillgång till tjänsten. Produkten passade väl in i företagets löpande program att jobba smartare och effektivare.

Fredrik Eder, Chief Technology Officer, Atea

– Alla moderna organisationer vill höja nivån på arbetet. Det betyder att våra kunder har samma målsättningar och behov som vi. Därför var det också viktigt för oss att lära oss den här produkten innan den blev tillgänglig för hela marknaden, säger Fredrik Eder, Chief Technology Officer.

Att ha flera månaders försprång av praktisk erfarenhet är ovärderligt nu när allt fler kunder vill använda tjänsten, understryker Oscar Gällström, Concept Manager:

– Det tog ganska lång tid för oss att få in det rätta tänket och arbetssättet, men nu finns det ett stort antal personer på Atea som har testat och som kan Microsoft Copilot.

Klassificering en grundläggande förutsättning

Eftersom Copilot har tillgång till och förlitar sig på företagets egen information är det viktigt att alla grunddata är uppdaterade, annars blir resultatet därefter. Felaktiga data ger även felaktiga svar.

Att ha ordning och reda på informationen i Microsoft 365 i form av behörighetsstyrning, klassificering av data och livscykelhantering är därför a och o för en smidig och framgångsrik implementering.

Inte minst klassificeringen är väsentlig. Copilot kan inte på egen hand avgöra om de uppgifter den hittar är publika, interna eller konfidentiella. Det måste ha angetts på förhand. Men om det är gjort blir säkerheten striktast möjliga.

– Det är bra att göra en hälsocheck på sin Microsoft 365-miljö, för det är inte så att Copilot öppnar upp tillgång till mer information. Det är samma som tidigare, men den blir betydligt lättare att hitta, säger Fredrik Eder.

Viktigt med user adoption

Oscar Gällström, Concept Manager, Atea

Tack vare en god förvaltning av informationen i Microsoft 365 var det relativt enkelt för Atea att komma igång. Rent tekniskt handlade det bara om att tilldela och aktivera de 300 licenser som ingick i Early Access-programmet.

– Copilot var väldigt nytt och ofärdigt när vi började. Vi lyckades ändå få det i händerna på många användare. Vi satte upp en automation som gjorde att man fick testa verktyget under en period innan licensen gick vidare till nästa användare, säger Fredrik Eder.

Atea har successivt utvärderat implementeringen genom regelbundna enkäter för att hela tiden veta hur tjänsten uppfattas och påverkar medarbetarnas vardag, vilka svårigheterna användarna stöter på samt vilka som har mest nytta av verktyget.

Fredrik Eder konstaterar att det har varit bra att jobba snabbt under hela resan, att omedelbart analysera risker, fort få ut licenserna samt inte dröja med att släppa på ny funktionalitet eller lösa problem. Processen får inte stanna av.

Men viktigt att tänka på är att Copilot för Microsoft 365 är ett helt nytt sätt att arbeta på, även om de grundläggande applikationerna är välbekanta. Det får inte underskattas.

Därför är det betydelsefullt med fortlöpande utbildning och stöd till användarna, något som Fredrik Eder i efterhand självrannsakande medger att den egna organisationen kunde ha varit lite bättre på. Det kan ta tid att hitta rätt i verktyget.

– Under den här processen har vi framför allt lärt oss hur viktigt det är med user adoption. Det är inte bara att ge medarbetarna tillgång till ett helt nytt verktyg och tro att det omedelbart händer revolutionerande saker. Så det kommer vi att tänka mycket mer på framöver för att verkligen få ut så mycket nytta som möjligt av Copilot.

Stöd medarbetarna att prompta rätt

Den nya i sammanhanget är att du nu inte bara kan använda applikationer som Word, Excel, Teams och Powerpoint, utan också kommunicera med dem och be dem utföra saker åt dig. Inledningsvis kan det kännas ovant. För många var det en helt ny värld.

– Resultatet är beroende av hur du konverserar med Copilot. Därför är det superviktigt att du bygger dina promptar rätt, att du är detaljrik och tydlig i det du skriver. Det tror jag många kan tycka är svårt, säger Oscar Gällström.

Han menar att det är bra att lägga lite krut på att hjälpa att medarbetarna utveckla sitt sätt att prompta. Det är lätt att avfärda ett verktyg om det inte ger önskat resultat. I många fall räcker det med några mindre justeringar för att få ett mycket bättre resultat.

Sedan Atea inledde sin implementering har nordiskt språkstöd och andra hjälpande funktioner tillkommit, däribland den inbyggda stödfunktionen Copilot Lab, vilket underlättar nu när tjänsten introduceras mer brett inom organisationen.

Inför funktionerna successivt

Copilot för Microsoft 365 kan vid en första anblick kännas överväldigande. Ett gott råd är att fokusera på en applikation i taget, då de fungerar lite olika. När du väl har lärt dig hur du promptar effektivt i en applikation blir det lättare att ta till sig de andra.

Fredrik Eders erfarenhet är att det bästa är att ta avstamp i de delar som känns mest bekanta för användarna.

– Mitt förslag är att du börjar med den generella chattfunktionen, där du kan söka och analysera information. Därefter föreslår jag att du fortsätter med Outlook och Teams, som de flesta ändå tillbringar mycket tid i.

Den generella chattfunktionen är väldigt lik ChatGPT, som många redan har testat. ChatGPT-användare vande sig generellt sett också snabbare vid det nya verktyget, berättar Fredrik Eder. Skillnaden är att Copilot är exklusiv för den egna verksamheten och har insyn i företagets information i form av e-post, dokument, chattar, Sharepointsidor, videor med mera.

Att låta medarbetarna experimentera och ha kul med denna funktion är ett bra sätt att både skapa entusiasm och introducera det nya arbetssättet. På det viset kan de upptäcka tjänstens möjligheter och kapacitet samt låta nyfikenheten och de egna behoven styra dem vidare.

Därifrån går det att bygga på med övriga applikationer. Även där handlar det om att våga testa sig fram och låta medarbetarna lära sig av och inspirera varandra.

Överlägsen informationshantering

Att låta Copilot vara med vid Teamsmöten, både som stöd under själva mötet och för att skriva mötesanteckningarna efteråt, är i dag den mest använda funktionen inom Atea.

Överlag är tjänsten överlägsen när det gäller att söka och sammanställa dokumentation, till exempel långa mailtrådar som sammanfattas på några få konkreta rader.

Copilot hjälper också till med att formulera mail samt strukturera idéer och presentationer. Eftersom allt blir mer tillgängligt går det även att göra djupare analyser av information och nå slutsatser som inte har varit möjliga tidigare.

– Det ger ett jättestort värde. Jag tror knappt att jag själv skulle kunna jobba utan Copilot. Det sparar enormt mycket tid. Dessutom kan jag vara betydligt mer delaktig i möten nu jämfört med tidigare, då jag behövde skriva och prata samtidigt. Alla som får rätt förutsättningar att jobba bra med tjänsten kommer att få samma upplevelse, säger Oscar Gällström.

Tjänsten används varje dag

De flesta på Atea som har fått chansen att arbeta med Copilot har gjort det med stor fascination och intresse. Allt har inte fungerat optimalt, men med tiden har många av barnsjukdomarna slipats bort. Dessutom utvecklas produkten hela tiden.

Det finns också en inlärningskurva hos medarbetarna själva, som är bra att vara beredd på. Tendensen är att den inledande entusiasmen först dalar något för att därefter återkomma med full kraft när de nya arbetssätten väl har satt sig.

– De som har haft Copilot i ett år använder tjänsten varje dag och förlitar sig på den. Den är en helt integrerad del av arbetsvardagen. Om möjligheten försvann skulle det kännas som att få sin dator utbytt mot en skrivmaskin, säger Fredrik Eder.

Ännu vassare i framtiden

På sikt vill Atea utöka Copilot till att gå utanför Microsoft 365 och hämta in och kombinera information även från andra system och program.

Inom två års tid kommer produkten som sådan också att bli betydligt vassare på att utföra uppdrag i de olika applikationerna, tror Fredrik Eder.

– I en applikation som Excel, som har hur mycket funktionalitet som helst, vore ju det guld. I dag är det en profession i sig att vara duktig på Excel, men vi vill ju att alla ska kunna göra vad de vill. Med hjälp av multimodala AI-modeller, som förstår såväl text som bild, video och tal, kommer det att bli betydligt enklare att lösa.

******************

Text: Johan Bentzel
Foto: Fredrik Andersson