Kyl- och Frysexpressen Nord ökar sin konkurrenskraft med datadrivna beslut

På en stor livsmedelsbutik i Norrland har några medarbetare skjutit upp dörren till lastbryggan och möter upp en chaufför från det lokala bageriet. Enligt schemat ska medarbetarna nu fylla på hyllorna i butiken, och sedan ta plats i kassorna. Men dessvärre har leveransen med kött, frukt, kaffe och ett sextiotal andra produkter inte dykt upp. Planeringen spricker. Butikschefen blir frustrerad. Har ingen från transportföretaget hört av sig? Han går med bestämda steg till kontoret och påbörjar ett mejl med ämnesraden ”Angående era leveranser”.

Det här är en situation som Kyl- och Frysexpressen Nord vill hamna i så sällan som möjligt.

Kan ligga steget före och ta initiativ

Martin Bylund, Hållbarhetschef för Kyl- och Frysexpressen Nord

Med 1 350 tidsbestämda leveranser i veckan till butiker, restauranger och storkök, med 15 000 mil på vägarna, har det fram till nyligen varit svårt att få överblick över hur väl organisationen presterar. Och det har ibland lett till den typen av mejl. 

– Vi har varit reaktiva och fått rapporter från kunderna när det inte har fungerat. Så ska det naturligtvis inte vara. Om förseningar uppstår, ska de få ett pling i telefonen från oss, i god tid. Vi ska ligga steget före och proaktivt ta initiativ till förbättringar vid återkommande avvikelser, säger Jon Widell, vd för Kyl- och Frysexpressen Nord.

Företaget har en syn på digitalisering som både handlar om att upptäcka och ta tag i problem mer effektivt och att skapa nya kundvärden. Utmaningen handlar om att inte drunkna i data. 

Data från sensorer och förarloggar måste prioriteras

Hållbarhetschefen Martin Bylund beskriver hur företagets system sedan länge samlar in data på längden och på tvären, både från fordonsdatorer i lastbilarna och från affärssystemet för orderhantering.

– Men tricket är att prioritera vilken information som är viktig, kombinera rätt data på rätt sätt och visualisera detta i rapporter för att enklare fatta kloka beslut.

Visualiserar värdefulla nyckeltal

Atea hjälper logistikföretaget att ta fram grafer och diagram i Microsoft Power BI för att kunna visualisera de mest kritiska nyckeltalen: leveranstider och transporttemperaturer, både på daglig basis och i form av sammanställningar och jämförelser över tidsperioder.

Vyerna kan anpassas efter varje användare. Olika chefer, transportledare eller ledningsgruppen kan få fram den information och de nyckeltal som har mest värde för respektive roll. Översikter och avvikelser kan filtreras utifrån både kunder och regioner. Allt intag av data sker automatiskt från källsystemen.

– Oavsett om man är vd, produktionsledare eller transportledare så ska man snabbt få svar på viktiga frågor man har om sin verksamhet, exempelvis: ”Levererade vi i tid?”, ”Höll vi rätt temperatur hela vägen?” När allt kommit igång kommer Power BI och Analytics hjälpa oss att få en bild av verkligheten baserad på fakta, säger Martin Bylund.

Värdet av underlag som visar situationen svart på vitt

Att ha underlag som visar svart på vitt hur situationen ser ut är till stor nytta både i interna och externa diskussioner.

– I samtal med kunder, leverantörer eller medarbetare är det skillnad att ha uppfattningar utifrån en ”upplevelse” om att något inte fungerar, och att ha fakta på bordet. Tar det i genomsnitt två timmar eller tre timmar att lasta en bil i Mälardalen? Det är superviktigt, för det påverkar hur mycket vi får betalt. Den typen av frukter börjar vi se av den här satsningen, säger Jon Widell.

– Ett annat exempel på hur Analytics är värdefullt för oss är hur vi kan se mönster i avvikelser. Om det två dagar i veckan tar lång tid att lasta av vid en viss butik, kan vi undersöka det. Kanske upptäcker vi att vår bil kommer fram samtidigt som brödbilen, och skulle kunna vara effektivare om leveranstiden justerades något.

Rapporter till kunderna

Som ett led i företagets strävan efter att vara transparent ska företaget även få möjligheten att börja delge kunderna relevanta tidhållnings- och temperaturrapporter, och kanske även annan data utifrån kundernas behov.  

Det manuella arbetet med fysiska orderlistor, fraktsedlar och lastlistor kan ersättas med digitala dokument. Det innebär att status på beställningar kan följas i realtid allt eftersom chauffören lastar, transporterar och slutligen levererar varorna. Med Power BI-rapporterna blir det lättare att analysera de här processerna, och identifiera vilka, eller vilka delar av dessa processer, som mår bra och vilka som inte gör det. 

– Skulle vi exempelvis se avvikelsen att en bil ofta blir en halvtimma försenad är det värt att kolla upp ruttplaneringen. Kontinuerliga förseningar skulle inte bara påverka kundupplevelsen negativt. Om chaufförerna har en omöjlig uppgift att komma i tid, blir det en arbetsmiljöfråga om de gång på gång drabbas av sura kommentarer på lastkajen.

Gick till botten med de verkliga behoven

Satsningen på analys genom PowerBI inleddes under 2019 med vad som kom att bli Ateas Startklar Analytics, ett workshopkoncept som kickar igång hela verksamhetsanalys-processen.

– Det är lätt att man börjar med att bygga en app, bara för det är så hett just nu. I stället för att sälja in glamour, gick Atea till botten med våra verkliga behov. Vi har lärt oss massor om digitalisering, inte minst hur viktigt det är att börja i rätt ände. Där har Atea hjälpt oss mycket och även stöttat oss för att kartlägga våra processer, säger Martin Bylund.

– Det har blivit mycket självrannsakande för vår del. Vi har tvingats till att prata mycket om, och ifrågasätta, våra arbetssätt och processer. Vi har upptäckt att vi inte alltid jobbat som vi har sagt, säger Jon Widell.

Stora steg för att möta konkurrensen

Med satsningen har företaget tagit stora steg framåt för att möta konkurrensen i branschen. Det är fortfarande för tidigt att prata om ROI i absoluta tal.

– Vi sa ”kör” för att signalera att vi vill ligga i framkant i vår bransch och bli mer konkurrenskraftiga. Det blir vi nu, understryker Jon.

Nästa steg för Kyl- och Frysexpressen Nord är att utveckla rutiner för att följa upp de insikter som analyserna ger och lägga till ekonomianalyser. Även mätning och rapportering av förhållandena på terminalerna planeras.

– Vi ser gärna en dialog med kunderna för att kunna förse dem med rätt data/information så de känner sig trygga i vår hantering av godset i hela processen från centrallager till mottagare, säger Martin.

*******************

Text: Kristian Borglund
Foto: Andreas Nilsson

*******************