Maria Vuorelma, Klimatansvarig på Atea
Atea har höga hållbarhetsmål och sedan 2019 används Business Intelligence för att mer proaktivt kunna mäta utsläppen från medarbetarnas resor.
Atea
Att få insikter som ger möjlighet att vidta rätt åtgärder och följa resultaten mot målsättningen.
”Det är ett ovärderligt verktyg” säger klimatansvarig Maria Vuorelma. ”Det ger viktiga insikter som vi använder för att effektivt minska våra utsläpp”.
Atea har samlat sina högst prioriterade hållbarhetsmål som en del av affärsstrategin benämnd ”Ansvarstagande Atea”. Målen innebär bland annat att Atea ska minska sina klimatutsläpp med 66 procent per medarbetare till och med 2021. För att nå målet behövs insikter kring medarbetarnas resor, som står för en betydande del av utsläppen – insikter som ger möjlighet att vidta rätt åtgärder och följa resultaten.
Ineffektivt arbetssätt
Tidigare följdes utsläppsmålet upp genom att notera data i Excel. Statistiken publicerades en gång per år i en koncerngemensam rapport, ”Carbon Footprint Rapport”.
- När statistiken för 2018 publicerades i början av år 2019 såg vi att utsläppen ökat och inte minskat. Detta var något av en överraskning. Vi insåg att vi behövde analysera data över utsläppen mer regelbundet, säger Maria Vuorelma, Klimatansvarig på Atea.
Kan följa resandet månadsvis
Analysverktyget Klimat BI som bygger på Microsofts business intelligence plattform, Power BI utvecklades med hjälp av medarbetarna inom Atea Information Management.
Elin Johansson, Business Intelligence Specialist
Elin Johansson som är Business Intelligence Specialist på Atea är en av de medarbetare som tog fram Klimat BI och som arbetar med verktyget dagligen. I Elins arbete ingår att varje månad uppdatera rapporten med aktuell data. Interna datakällor så som personalregister uppdateras automatiskt, men vissa datakällor, däribland resestatistik, inhämtas från externa leverantörer.
- När jag har laddat ner all data skapas en rapport som kan ses av utvalda mottagare, som till exempel medarbetare inom Hållbarhet samt chefer med ansvar för medarbetarnas resor. De kan klicka sig vidare i systemet för att få djupare insikter om körsträckor, flygresor, samt hur mycket resandet har ökat eller minskat, säger Elin Johansson.
Det är just möjligheten att koppla samman interna och externa datakällor till verktyget som är en av fördelarna.
Detta tillgängliggör data som annars är låst. Det ger nya insikter kring vilka förändringar som kan göras. Datan laddas enkelt ner och omvandlas till grafer, dynamiska rapporter eller diagram, säger Elin Johansson.
Nya insikter
Med hjälp av de regelbundna månadsrapporterna som visar hur medarbetarna reser i de olika regionerna och vilka som till exempel flyger mest, eller väljer tåg kan Maria Vuorelma och hennes kollegor agera löpande och proaktivt, istället för att bli överraskade i slutet av året.
”Det är en stor skillnad att kunna följa upp varje månad. På detta sätt får vi insikter om varifrån utsläppen kommer, vad vi kan göra för att minska dem och vilken effekt olika styrmedel har. Det gör att vi kan styra mot klimatmålen baserat på kunskap inte bara utifrån vad vi tror.”
— Maria Vuorelma, Klimatansvarig på Atea.
Många positiva effekter
De ökade insikterna och synbarheten har gett ett större engagemang bland medarbetarna då de nu kan se hur deras agerande påverkar utsläppen. Regionerna tävlar och jämför med varandra med målet att vara den region som bäst lyckats ställa om för att resa mer hållbart.
- När det blev tydligt att det var vanligt med flygresor på sträckor där valet av flyg inte innebar någon tidsvinst, såsom mellan Stockholm och Göteborg, infördes nya styrmedel för att styra mot hållbarare alternativ mellan dessa orter. Ett styrmedel var ”No Flight Zone”, som innebar att medarbetare inte fick flyga om resan med tåg tog max tre och en halv timme, säger Maria Vuorelma.
Faktaruta Analytics:
Inom Ateas affärsområde Information Management växer Analytics stadigt som ett satsningsområde i takt med den växande efterfrågan.
Atea har definierat området Analytics som: ”Förmågan att utvinna värde ur intern och extern data”.
Analytics innefattar huvudsakligen teknologierna Business Intelligence (BI), Artificiell Intelligens (AI) och Internet of Things (IoT) där de olika teknologierna blir aktuella i takt med att organisationen mognar och blir mer datadrivna.
Detta styrmedel gav snabb effekt och på bara ett par månader minskade resorna med flyg markant, till förmån för de klimatsmartare tågen, speciellt i region Väst.
Även om coronakrisen har påverkat resultaten, så såg vi redan i januari 2020 ett tydligt trendbrott jämfört med januari 2019, då utsläppen var 20% lägre i januari 2020 än januari 2019, säger Maria Vuorelma.
Andra positiva effekter är att de medarbetare som tidigare arbetat med listor i Excel nu fått tid över till annat, mer strategiskt arbete, såsom att bryta ner de regionala målen till lokal nivå. Ateas Business Controllers kan också lättare följa utvecklingen och chefer kan jobba mot strategiska mål på ett annat sätt än tidigare.
- Idag har vi också en kontinuerlig dialog med den externa konsulten som samlar in data till Carbon Footprint Rapporten. Detta har lett till att vi förstår varandras arbete bättre och kan specificera varifrån olika utsläpp kommer och hur de beräknas, säger Maria Vuorelma.
Bra samarbete
Maria Vuorelma tror att framgångsfaktorerna i detta projekt kan tillskrivas ett långsiktigt och systematiskt arbete baserat på hur man tidigare arbetade med Excel-listorna, samt att det finns en långsiktig strategi bakom hållbarhetsarbetet.
”Detta projekt hade inte gått att genomföra utan samarbetet mellan de olika avdelningarna. Lön, Compliance, Business Intelligence- konsulter, Hållbarhet och Ateas fem regioner har jobbat ihop för att göra detta möjligt. Det här är något som berör hela verksamheten och som alla behöver ta till sig och förstå”
— Maria Vuorelma
Elin Johansson fyller i:
- Genom min kunskap inom Business Intelligence har jag kunnat förmedla vad som är möjligt att göra med verktyget och hur man får fram den bästa rapporten. För att få ut det mesta av verktyget är det viktigt att förstå vad kunden, i det här fallet, medarbetarna inom hållbarhet vill få ut av det, säger hon.
Målgruppsanpassat innehåll
Elin Johansson berättar att en viktig del i framtagandet av Klimat BI var att anpassa innehållet efter olika målgrupper. Hållbarhetsavdelningen vill ha ett helhetsperspektiv medan regionchefer vill kunna granska data på djupet och fatta beslut på grundval av det. Med hjälp av intervjuer fick man en större förståelse för de olika användarnas utmaningar och hur de vill använda innehållet i rapporten.
- Vi har också lagt in olika typer av förklarande texter och filtreringar som ska göra det lättare för varje målgrupp att få den vy de vill ha, säger hon.
Nästa steg är att utveckla Klimat BI så att fler målgrupper inom Atea ska få tillgång till informationen däri, samt möjlighet att gräva djupare.
- Då kommer de få en djupare insikt i vilken effekt deras arbete har på klimatet och hur de kan jobba med miljömålen, säger Elin Johansson.
Ökat intresse för Analytics
Elin Johansson märker att det finns ett växande intresse för Business Intelligence och affärsområdet Analytics från både privata och offentliga organisationer, olika branscher och funktioner.
”Traditionellt har det varit ekonomifunktionen som nyttjat tekniken, men nu är det allt fler marknadsavdelningar, sälj- och it-funktioner som kontaktar oss. Det kan handla om allt ifrån att göra en enkel rapport till att driva en större transformation baserat på det data som analyseras.”
— Elin Johansson, Business Intelligence specialist
Tips från Business Intelligence specialisten Elin Johansson:
Så genomför du ett Business Intelligence projekt
Utgå ifrån verksamhetens behov för att få fram de insikter om din verksamhet som du saknar. I Ateas fall: Minska utsläpp som genererats av medarbetarnas tjänsteresande.
Du måste kunna lita på att den information som lämnas är korrekt. Se därför till att ha bra samarbete med de externa källor från vilka du hämtar information.
Säkerställ att bakomliggande processer för att få in data fungerar. I Ateas fall ska till exempel resor bokas via resebyrån och därifrån inhämtas sedan uppgifter angående medarbetarnas resande. Om resorna inte sker via resebyrån riskerar de att inte komma med i systemet.
Arbeta utifrån en etablerad plattform för Business Intelligence som möjliggör att du kan inhämta och kombinera data från olika interna och externa datakällor.
Använd dig av visuella guidelines för att göra innehållet så tydligt som möjligt. Placering av grafer, val av visualiseringar och färgsättning har en avgörande roll för att användarna ska kunna ta till sig informationen.
Jobba iterativt och nära beställaren och användarna för att tillsammans ta fram den bästa rapporten. Ta fram ett första utkast som du kan visa för användarna. Låt de komma med tankar kring hur rapporten kan ändras och byggas vidare. Ha därefter återkommande avstämningar med användarna.
Följ upp hur rapporten används för att säkerställa att den faktiskt fyller sitt tänka syfte.
Ta hjälp av en BI-specialist som vet vilka möjligheter som finns med ett BI-verktyg.
