De flesta svenska kommuner har redan inlett eller kommer snart att påbörja sin molnresa. Med bred kompetens och lång erfarenhet kan Atea stötta deras förflyttning.
– Roligast att se är hur användarna i slutändan får en enklare vardag, säger Cecilia Mattfolk, Competence Area Developer på Atea.
Majoriteten av Sveriges kommuner har redan någon form av molnlösning. Drygt hälften av dem planerar att öka investeringarna i molntjänster under 2019.
På ett eller annat sätt är alla redan där, eftersom molntjänster finns överallt. Det som skiljer kommunerna åt är hur kontrollerad användningen är, berättar Cecilia Mattfolk.
– Om medarbetarna inte har erbjudits möjligheten att exempelvis hantera dokument i molnet kommer de att hitta funktionen själva, eftersom de använder den privat. Även om kommunerna har kommit olika långt, är alla medvetna om att steget måste tas.
”– Roligast att se är hur de som använder tekniken i slutändan får en enklare vardag”
— Cecilia Mattfolk
Ser till att tekniken skapar värde
Till skillnad från många av sina kollegor är Cecilia Mattfolk inte tekniker, utan beteendevetare. År 2015 blev hon företagets första produktivitetskonsult, en roll som hon hade i tre år tills hon fick sin nuvarande tjänst.
Produktivitetskonsultens uppdrag är att se till att användarna drar fördel av tekniken på bästa sätt. Arbetet börjar redan före den tekniska leveransen och fortsätter därefter. Det omfattar allt från förstudier och kommunikationsinsatser till utbildning och uppföljning. Syftet är att få med sig hela organisationen.
– Jag brinner för att den teknik som vi levererar ska ge ett värde till våra kunder, att vi tar ett ansvar även efter installationen, säger Cecilia Mattfolk.
Blir attraktivare som arbetsgivare
Molnet är ett vitt begrepp, men för de flesta som Cecilia Mattfolk träffar handlar det framför allt om möjligheten att arbeta flexibelt i en miljö som känns modern.
När jobbet kan utföras utan krav på daglig närvaro på arbetsplatsen upplever många kommuner att de breddar sitt rekryteringsunderlag och blir attraktivare som arbetsgivare.
I molntjänsterna blir det enklare för användarna att se vilka möjligheter som verktygen erbjuder – och de kan själva ta initiativ som driver utvecklingen framåt.
Ett exempel kan vara att de upptäcker möjligheten att dela dokument i Office 365, men märker att de själva saknar funktionen. Då kan de trycka på för att få använda den.
– En förflyttning till molnet synliggör potentialen i verktygen för användarna och skapar ett större engagemang. Det blir enklare att se tänkbara lösningar på problem, säger Cecilia Mattfolk.
Idéer realiseras snabbare med delad information
Möjligheten att dela information på ett enkelt sätt underlättar samarbeten både inom och mellan förvaltningarna.
Ökade investeringar i molntjänster 2019
Majoriteten av Sveriges kommuner har redan någon form av molnlösning. Drygt hälften av dem planerar att öka investeringarna i molntjänster under 2019, enligt en undersökning från Solvero och Citrix, som branschmedier rapporterade om hösten 2018.
Lärare har berättat att de ibland har fått jaga runt efter varandra för att få ett gemensamt dokument upplåst, så att nästa person ska kunna arbeta i det. Med moderna molnlösningar försvinner det problemet.
Förvaltningar som vanligtvis inte samarbetar, kan i molnet enklare finna lösningar på gemensamma problem. När arbetet flyter på smidigare kan idéer realiseras snabbare och nya värden uppstår även för medborgarna.
– Verksamheter som tidigare inte har haft något samarbete alls kan helt plötsligt kroka arm på ett smidigt sätt, säger Cecilia Mattfolk.
Atea kan driva hela molnresan
Atea har många års erfarenhet av förflyttning till molnet och har länge arbetat med Microsoft Office 365.
Konceptet Atea 365 förflyttar kunderna från en traditionell till en molnbaserad it-miljö och omfattar bland annat: licensrådgivning, teknisk implementation samt utbildningar i hur de nya lösningarna kan användas.
– Vi har lång erfarenhet av Office 365 och så pass bred kompetens att vi kan driva hela resan från start till mål, med fokus på både tekniska och mjuka värden, säger Cecilia Mattfolk.
Förstudie ger stabil grund
En molnbaserad it-miljö erbjuder många möjligheter men har också sina utmaningar. Inför övergången gäller det att ha en bra överblick över sin data för att inte gammalt bagage ska bromsa utvecklingen.
En svårighet är ofta att alla inom en kommun inte har samma tillgång till den teknik som krävs för att jobba modernt fullt ut, till exempel en bärbar dator. Förvaltningarna är många och behov och förutsättningar skiljer sig åt.
– Det går inte att ånga på och trycka ut moderna arbetssätt om möjligheten inte finns att följa dem, säger Cecilia Mattfolk.
Planera förflyttningen väl
De interna förberedelserna är Cecilia Mattfolks hjärtefråga. Hon betonar att en väl genomförd förstudie med en målgrupps- och nulägesanalys ger en stabil grund att stå på.
Ateas verksamhetsworkshop är en bra start. Representanter från kommunens olika delar samlas för att tillsammans diskutera möjligheter, identifiera potentiell nytta och formulera mål.
– Man måste ta hänsyn till allas vardag och agenda. Det kan också bli klurigt att hitta den tidpunkt då det är som mest lämpligt att införa nya arbetssätt. Arbetstopparna ligger olika i tiden. Det kräver en välplanerad förflyttning, säger Cecilia Mattfolk.
Rätt hantering skapar säkerhet
Säkerheten är en central fråga i dessa sammanhang. Molntjänsternas säkerhet i sig är i regel ett mindre problem, men de måste hanteras enligt de lagar och riktlinjer som finns. På Atea finns experter inom säkerhet med lång erfarenhet av dessa frågor.
Om svårigheten förr kunde vara att motivera medarbetarna att ta till sig ny teknik, kan den stora utmaningen i dag vara den omvända. Många är redan vana vid att använda molntjänster privat och känner sig redo att göra det även på arbetsplatsen, men det är inte alls säkert att de ska hanteras på samma sätt på jobbet som hemma.
Enligt Cecilia Mattfolk blir medvetenheten allt större om vad som krävs för en lyckad förflyttning till molnet. Många förstår att det handlar om mycket mer än smart teknik för att skapa förändring.
– Roligast att se är hur de som använder tekniken i slutändan får en enklare vardag. Molntjänsterna leder ofta till stora förändringar som ger förbättringar för många. Inte bara för kommunens medarbetare, utan också för medborgarna.
Förutspår ett ökat fokus på värdeskapande
I framtiden tror Cecilia Mattfolk att migreringarna blir färre, eftersom de flesta redan kommer att ha gått över till molnlösningar. Däremot tror hon på en stadig ökning av antalet projekt som går ut på att hitta nyttan och skapa värde med befintliga och kommande funktioner.
Eftersom molnmiljön utvecklas hela tiden behövs en förvaltningsorganisation som, gärna med hjälp av Atea, står beredd att införliva nyheter i verksamheten.
– Att kliva på en molnresa är att ge sig in i ständig förändring, men det innebär också att man löper mindre risk att halka efter och bromsa utvecklingen.
*************************
Text: Johan Bentzel
Foto: Kristofer Lönnå